مقدمه
یک‌بار دیگر اتفاق افتاد. مدیر عامل سازمان، هدف بلندمدت، جدید و فوق‌‌العاده جاه‌طلبانه‌ای را برای دپارتمان ما تعیین کرد و چه ضرب‌الاجلی درنظر گرفت؟!
شش ماه فرصت داریم تا تغییرهای شگرف و بسیار دوردستی ایجاد کنیم.
ناگهان بیش از آن‌چه در انتظار آن بودیم باید به کار بیش‌تری بپردازیم. خوشبختانه این امکان را داریم که مقاطعه‌کارانی را به‌کار گیریم تا کارهای زیادی را در مدتی کوتاه انجام دهند.
مقاطعهکاران به‌ناچار با مجموعه‌ای از چالش‌ها (Challenges) و محرک‌ها (Drivers) مواجه می‌شوند. این امر بدین‌معنا است که مقاطعهکاران از منظر مدیریتی به انگیزش‌هایی متفاوتی از انگیزش‌هایی نیاز دارند که ما به‌عنوان سازمان برای کارکنان دایمی خود ایجاد می‌کنیم. بنابراین قبل از به‌کارگیری یک مقاطعه‌کار چه نکته‌هایی را باید مد نظر قرار دهیم؟ و چه کاری می‌توانیم انجام دهیم تا آن‌ها را تا پایان کار باانگیزه نگه داریم؟
در این مقاله بنا داریم از موضوع‌هایی این‌چنین سخن به‌میان آوریم به‌گونه‌ای که بتوانیم به ابزارهایی دست یابیم که قبل از بهره‌برداری از خدمات مقاطعهکاران در تیم همکارانمان از ابزارهایی در این حوزه برخوردار باشیم.
چرا با مقاطعه‌کار، کار می‌کنیم؟!
یکی از دلایل بسیار رایج برای کار کردن با مقاطعه‌کار نیاز به کارکنان موقتی و در عین حال تمام‌وقت در کسب و کارها در نقش‌هایی است که کارکنان به‌شکل معمول ایفا می‌کنند؛ این امر به‌خاطر موقعیتی است که قبلا توضیح دادیم: نیاز به کارکنانی فراتر از کارکنان دایمی در کوتاه‌مدت. این امر بدین‌خاطر است که نیاز داریم یک پروژه‌ای را اجرا کنیم اما ممکن است هم‌چنین جای کارکنان غایبی را پوشش دهیم که ممکن است به بخش دیگر سازمان منتقل شده باشند (Challenges) یا این‌که در مرخصی درمانی طولانی‌مدت به‌سر می‌برند.
با مقاطعهکاران از این توانایی برخوردار خواهیم بود که افرادی را استخدام کنیم که از مهارت‌های خاص و مورد نیاز خود برخوردار هستیم؛ مقاطعهکاران پس از انجام کار با خوشحالی به‌سمت یک شرکت و کاری دیگر نقل مکان می‌کنند و حتی زمانی که پروژه زودتر از موعد متوقف شود کارکنانی که کارشان را از دست می‌دهند با تعدیل نیرو از تیم ثابت همکاران، کارهای اندکی انجام می‌دهند.
مقاطعهکاران هم‌چنین بسیار ارزشمند محسوب می‌شوند به‌خاطر این‌که بسیار انعطاف‌پذیر (Flexible) هستند. به‌عنوان مثال اگر موقعیت شغلی‌ای را در دپارتمان‌مان وجود داشته باشد که به‌فوریت نیاز داریم توسط کارمندی پر شود پیدا کردن یا استخدام یک کارمند هفته‌ها یا ماه‌ها طول می‌کشد. با این حال، یک مقاطعه‌کار می‌تواند تقریبا یک روز بعد قدم جلو بگذارد و در آن موقعیت شغلی قرار گیرد تا این‌که برای آن موقعیت، کارمندی پیدا شود که در زمان طولانی‌مدت‌تری فعالیت کند.
با این کار متوجه می‌شویم که آیا در این موقعیت شغلی باید به‌دنبال کارمند دایمی باشیم یا موقتی و خبر خوب دیگر آن است که مقاطعهکاران در پیوستن به یک محیط کاری جدید برتری دارند؛ به‌گونه‌ای که خیلی سریع آن‌چیزی را می‌آموزند که باید بدان آگاهی داشته باشند و به کار دست می‌یابند. سازمان‌ها تمایل دارند فرایندهای‌شان در پذیرش و استخدام‌های کارکنان جدید و دایمی به‌مراتب طولانی‌تری باشد اما چنان‌چه در مورد دوره‌ی زمانی برای این امر تحت‌فشار واقع شوند ممکن است دچار ناامیدی شوند.
جنبه‌های منفی کار با مقاطعهکاران
همانند هر امر دیگری، بهره‌برداری از مقاطعهکاران همیشه دارای بعضی از جنبه‌های مثبت و منفی است. مهم‌ترین جنبه‌ی منفی در بهره‌برداری از مقاطعهکاران عبارت است از: فقدان دانش از سازمان‌مان در هنگام شروع به کار مقاطعه‌کاری ... و زمانی که مقاطعهکاران در پروژه فعالیت می‌کنند تمام دانش و تخصصی که به‌دست می‌آورند به‌راحتی با رفتن‌شان با خود به‌همراه می‌برند و متأسفانه این دانش و تخصص در سازمان باقی نمی‌ماند. به‌عنوان مسؤول مقاطعهکاران باید تلاش کنیم به‌دنبال روش‌هایی باشیم تا قبل از این‌که مقاطعهکاران سازمان‌مان را ترک می‌کنند این دانش و تخصص را از آنان جذب کنیم.
جنبه‌ی منفی دیگر استفاده از مقاطعهکاران آن است که در مجموع، آن‌ها علاقه‌ی زیادی به حفظ مشتریان سازمان‌مان ندارند. مطمئنا مقاطعهکاران به رؤسای‌شان و تیم همکاران در سازمان وفادار خواهند بود اما می‌دانند زمان همکاری‌شان محدود است. بنابراین مقاطعهکاران برخلاف کارکنان دایمی علاقه‌ای به سازمان نشان نمی‌دهند؛ زیرا می‌دانند که به‌عنوان مثال بیش‌تر از دو سال آینده در سازمان حضور نخواهند داشت؛ آن‌هم زمانی که برخی از مشکلات پنهان در کاری که امروز انجام می‌دهند زشتی خود را آشکار خواهد کرد. همه‌ی این عوامل (فقدان دانش از سازمان‌مان در هنگام شروع به کار مقاطعه‌کاری یا باقی نماندن دانش و تخصص ناشی از انجام کار در سازمان یا عدم علاقه به حفظ مشتریان) ممکن است باعث شود مقاطعهکاران اشتیاقی به پیشروی در کار از خود نشان ندهند.
هم‌چنین همکاران ما را در خطر تأثیرپذیری از رفتار ضعیف یا منفی مقاطعهکاران قرار می‌دهد. از آن‌جایی که مقاطعهکاران همیشه درون و بیرون سازمان حضور دارند به‌نظر می‌رسد احتمال بسیار کمی وجود دارد که دوست داشته باشند مشاهده کنند چه میزانی میتوانند بر مدیران سازمان تأثیر بگذارند. به‌هر حال زمانی که مقاطعهکاران به همکاری‌شان در شغلی پایان می‌دهند این امر در رزومه‌ی‌شان همانند زمانی منعکس نمیشود که به شغل دایمی‌ای مشغول هستند.
اگر اتفاق بیافتد که با مقاطعه‌کارانی همکاری کنیم که دارای تأثیر منفی بر همکارانمان باشند پایان دادن به همکاری با آنان کمی ساده‌تر از کارکنان دایمی است.
این امر می‌تواند جذاب باشد؛ به‌خصوص در کشورهایی نظیر: کشورهای اروپایی که اخراج اعضای تیم در آن به‌مراتب سخت‌‌تر است.
استخدام مقاطعه‌کار
مطمئن شویم قراردادهای مکتوبی با مقاطعهکاران داشته باشیم که در آن از انتظارها به‌شکل جزوبه‌جزو صحبت شده باشد. چنین قراردادی جایگزین شرح شغلی (Job Description) برای آنان خواهد بود. در مورد شرح شغلی به‌شکلی ویژه‌ای عمل کنیم به‌گونه‌ای که هر ضرب‌الاجل (Deadline) و جبران خدماتی (Compensation) در آن ذکر شده باشد.
اگر مقاطعهکاران خدماتی مانند: طرح‌ها و موارد مکتوبی تولید کرده باشند در قرارداد و توافق‌نامه باید حقوق مالکیت معنوی آن‌ها مشخص شده باشد.
نکته‌ی 1
از آن‌جایی که ممکن است مقاطعهکاران در فرایند مصاحبه‌ی دقیقی حضور نیافته باشند امکان دارد به‌طور کامل متوجه نشده باشند که خواسته‌ی ما دقیقا چیست. بنابراین چنان‌چه عملکرد مقاطعهکاران در سطح مورد انتظار نباشد یا به موضوع‌‌های اصلی اشاره نکرده باشیم پس باید این موارد به آن‌ها منتقل شود.
هماهنگ کردن مقاطعهکاران با تیم همکارانمان
اگر مقاطعهکاران را برای کار در محل استخدام می‌کنم مطمئن شویم با هر کسی به عدالت رفتار می‌کنیم و این‌که همکاران دایمی‌مان نیز براساس این اصول رفتار می‌کنند. کارکنان دایمی ممکن است مقاطعهکاران را افراد بیرون‌سازمانی و بیگانه تلقی کنند و ممکن است تمایلی به کار با آن‌ها نداشته باشند و حتی ممکن است رفتارشان با آنان غیردوستانه باشد.
جهت اجتناب از این امر، مطمئن شویم که اعضای تیم همکارانمان به‌شکلی شفاف نسبت به نقش مقاطعهکاران از آگاهی برخوردار باشند. همکارانمان در مورد مقاطعهکاران باید به مواردی نظیر ذیل آگاهی داشته باشند و هم این‌که چگونه ممکن است از داشتن این آگاهی‌ها بهره ببرند:
- چه کاری انجام می‌دهند؟
- کجا با تیم همکارانمان هماهنگ می‌شوند؟
- به چه کسی پاسخ می‌دهند؟
- چرا روی این کار یا پروژه‌ی خاص کار می‌کنند؟
نکته‌ی 2
داشتن نیروی انسانی خارج از سازمان که در دوره‌ی زمانی کوتاهی به تیم همکارانمان ملحق شود تنفس هوایی تازه به‌شمار می‌رود. مقاطعهکاران را تشویق کنیم تا راه‌های دیگری را برای انجام کارها درمیان بگذارند؛ زیرا آنان چگونگی انجام امور را در سازمان‌های دیگر مشاهده کرده‌اند و آماده‌ی پذیرش ایده‌های جدید جهت بهبود فرایندها و تجربه‌های ما هستند.
خبر خوب آن است که مقاطعهکاران دایما وارد سازمان‌ها و نقش‌های جدید می‌شوند؛ بنابراین احتمالا می‌دانند چه سؤال‌هایی را برای شروع کار در سریع‌ترین زمان ممکن مطرح کنند.
ایجاد انگیزه در مقاطعهکاران
در بیش‌تر مواقع، مقاطعهکاران مستقل قادر هستند تا باانگیزه باقی بمانند. بالاخره کار آنان همین است.
اگر آن‌ها نتوانند به‌خوبی کار کنند احتمالا کار بیش‌تری نصیب‌شان نخواهد شد و این به‌وضوح، انگیزهای عالی برای آنان به‌شمار می‌رود.
مقاطعهکاران نسبت به کارکنان دایمی از انگیزهای مالی بیش‌تری برخوردار هستند؛ بالاخره آنان امنیت ناشی از اشتغال دایمی را با مبالغ بالاتری معامله کرده‌اند که به‌‌ازای فعالیت‌های‌شان در هر روز به آنان پرداخت می‌شود. با این اوصاف، آنان انسان به‌شمار می‌روند و به ارائه‌ی بازخورد و تشکر به‌اندازه‌ی سایر اعضای تیم همکارانمان اهمیت قایل می‌شوند؛ بنابراین تلاش کنیم تا آنان را به‌واسطه‌ی انجام کارهایی که به‌خوبی توسط آنان انجام می‌شود تحسین کنیم. متأسفانه بسیاری از مدیران سازمان‌ها فراموش می‌کنند به تحسین آنان بپردازند.
نکته‌ی 3
مقاطعهکاران اغلب ممکن است اتومبیل داشته باشند و لباس‌هایی مارک‌دار و همگن و لباس‌های کار بپوشند. این موارد نمادهایی برای درامد بالاتر به‌شمار می‌روند که می‌تواند موجب رنجش کارکنان دایمی شود که حقوق پایینی دریافت می‌کنند. به‌عنوان یک مدیر مطمئن شویم که به‌آرامی اعضای دایمی در تیم همکاران خود را از مزایایی نظیر ذیل آگاه کرده باشیم که از آن برخوردار هستند:
- امنیت شغلی و پایداری به‌مراتب بیش‌تر
- گستره‌ی پیشرفت شغلی
- و ...
دلیل دیگری که مقاطعهکاران این نوع از سبک کاری موقت را انتخاب می‌کنند آن است که از تنوعی از کارهایی که انجام می‌دهند لذت می‌برند. این امر با ترجیح بسیاری از کارکنان دایمی در تضاد است که به‌دنبال ثبات در کار هستند. بنابراین موجب ایجاد اشتیاق مقاطعهکاران خود در مسیر تغییر و نواوری شویم و در عین حال کارکنان سازمان خود را از افتادن در چالش‌های غیرضروری محافظت کنیم. این امر با سپردن هر کاری محقق می‌شود که به مقاطعهکاران مربوط می‌شود.
نکته‌ی 4
اگر مقاطعه‌کاری را به‌کار بگیریم و در عین حال، مجوز رسمی برای ایجاد یک نقش ثابت را صادر کنیم از این امر ناامید نشویم که آن مقاطعه‌کار شش‌ماه است که به‌خوبی از انجام آن شغل برمی‌آید ولی نمی‌‌‌خواهد در آن موقعیت شغلی ثابت مشغول به‌کار شود.
آن مقاطعه‌کار اعم از: خانم یا آقا، رویکرد کاری مقاطعه‌کاری را به‌دلایلی - که برای خودش اهمیت دارد - انتخاب کرده است و پذیرش آن کار در موقعیت شغلی ثابت موجب تأمین نیازهای وی نمیشود.
بدین‌ترتیب فقط به تمدید قرارداد با وی اکتفا نمی‌کنیم بلکه این موقعیت شغلی ثابت را برای آینده حفظ خواهیم کرد.
پس از مدتی، این پیام به ما منتقل می‌شود که ما واقعا برای آن نقش ارزشی قایل نیستیم و اگر یک مقاطعه‌کار در این موقعیت شغلی، اشتغال به‌کار داشته باشد ایجاد روابط با صاحب پست برای همکارانمان دشوار خواهد شد.
از مقاطعهکاران در موقعیت‌های شغلی موقت بهره ببریم و به‌سمت تحقق این امر راهی شویم که نقش‌های ثابت را در اختیار اعضای تیم همکاران دایمی قرار دهیم.
نکته‌های مهم
آن‌ها میتوانند به‌شکل اعجاب‌اوری سودمند باشند به‌خصوص زمانی که سازمان‌مان از لحاظ زمانی و کارکنان تحت‌فشار باشد؛ اما هم‌چنین باید سازمان‌مان را از مقاطعه‌کارانی محافظت کنیم که دارای تأثیری منفی بر دیگران هستند و باید مشاهده کنیم که چگونه میتوانند از تنبیه قسر در ببرند.
اگر می‌خواهیم مقاطعهکاران را مدیریت کنیم باید:
- شفاف باشیم
- قراردادی مکتوبی با آنان تنظیم کنیم و در آن از جزوبه‌جزو کارهایی سخن به‌میان آوریم که باید از عهده‌ی آن برایند.
- چگونگی جبران خدمات‌شان را مشخص کنیم.
مدیریت مقاطعهکاران با مدیریت کارکنان معمول متفاوت است. به‌شکلی شفافی با مقاطعهکاران ارتباط برقرار کنیم و مطمئن شویم که آنان از ابزارهای ضروری برای انجام مسؤولیت‌های‌شان برخوردار باشند.
منابع
The Mindtools Content Team. (n.d.). Managing Contractors. MindToolsLink