مدیریت ارزش
به حداکثر رساندن ارزش به‌معنای حفظ بالاترین سطح کیفیت و در عین حال کاهش هزینه‌ها و ایجاد تعادل بین این مؤلفه‌ها است.
توماس کوژ
(Tomasz Kuś)
مدیر اجرایی پدیای آنلاین
(CEOpedia Management Online)
مترجم: محمد ابراهیم علیمردانی
شرکت فراسازه دج کاوان
مقدمه
مدیریت ارزش (Value Management)، خدمتی است که در آن شخص یا حامی پروژه، سرنخ‌ها (Clues) و الزامات (Requirements) را به ایجادکنندگان پروژه منتقل می‌کند. به‌عبارت دیگر، مدیریت ارزش خدمتی است که به ما امکان می‌دهد پروژه را از زمان تصور (Conception) تا تحقق (Realization) با حداکثر کردن افزودن یک ارزش در عین حال کنترل کنیم. مفهوم به حداکثر رساندن ارزش (Maximizing Value) در سال 1354 شمسی (1975 میلادی) تعریف شد. به معنای حفظ بالاترین سطح کیفیت (Quality) و در عین حال کاهش هزینه‌ها (Costs) و ایجاد تعادل (Balance) بین این مؤلفه‌ها است [کلی (John Kelly) و مِیل (Steven Male) ، 2005، ص. 2].
مدیریت ارزش اغلب با چشم‌انداز یک ممیزی (The Vision of an Audit) یا کنترل (Control) در ذهن متبادر می‌شود؛ اما چند تفاوت دارد. سه مورد اساسی در مورد مدیریت ارزش وجود دارد [کلی (John Kelly) و مِیل (Steven Male) ، 2005، ص. 2]:
- داشتن یک تیم خلاق که با استفاده از ابزارهای مختلف بتوانند راه‌حل‌های جایگزین (Alternative Solutions) و فراوانی ایجاد کنند.
- استفاده از سیستم‌های پیشرفته (Advanced Systems)
- رابطه‌ی بین یک عملکرد (Function) و ارزش آن
تا حد زیادی، مدیریت ارزش برمبنای یک خلاصه طرحی (Design Brief) است که مشتریان به ایجادکنندگان پروژه (Project Creators) می‌دهند.
ممکن است در ممیزی در زمینه‌ی تحقق موارد مفروض (Audit of the Realization) مفید باشد. مثال‌هایی در زمینه‌ی مدیریت ارزش می‌توان مطرح کرد [کلی (John Kelly) و مِیل (Steven Male) ، 2005، ص. 2]:
- سازگاری با یک راهبرد یا استراتژی (Strategy)
- گستره‌ی وظایف (Tasks) مرتبط با پروژه
- الگوها (New Patterns) و طرح‌های جدید (New Design)
- روش‌های تولید (The Methods of Productions).
روش‌شناسی مدیریت ارزش (Methodology of Value Management)
فرایند مدیریت ارزش دارای طیف گسترده‌ای از تکنیک‌ها (Technics) و فرایندها (Processes) است که شامل چند مرحله است. چهار شاخص اصلی در این زمینه وجود دارد [نورتون (William C. Norton) و آر. (Brian R.) و مک‌الیگات (McElligott)، 1995، ص. 15]:
-
شاخص اول - مرحله‌ی اول شامل برنامه‌ریزی پروژه (Planning of the Project) است. در این مرحله، راهبرد یا استراتژی را تعریف می‌کنیم و مستندات را جمع‌اوری و به انتخاب راه‌حل‌های مناسب می‌پردازیم. علاوه بر این، یک برنامه‌ی شغلی (Job Plan) انتخاب می‌کنیم.
- شاخص دوم - در مرحله‌ی دوم یک تیم مفهومی و جامع (Comprehensive Team) انتخاب می‌کنیم که در همان مکان و در همان زمان کار کنند.
- شاخص سوم - در مرحله‌ی سوم، یک هماهنگ‌کننده برای تیم مدیریت ارزش (Value Management Team Coordinator) (VMTC) انتخاب می‌کنیم که می‌تواند به تیم در انجام وظایف کمک کند.
- شاخص چهارم - در آخرین مرحله، مهم‌ترین شاخص عبارت است از این‌که: مدیریت ارزش واقعی (The True Value Management) به‌دنبال تغییرهای مخرب (Destructive Modifications) نیست و علت آن، کارکردهای مورد نیاز یا اساسی در پروژه است.
فواید مدیریت ارزش
مدیریت ارزش دارای فواید بسیاری نظیر ذیل است [نورتون (William C. Norton) و آر. (Brian R.) و مک‌الیگات (McElligott)، 1995، ص. 14]:
- اول - فراهم آوردن کاهش در هزینه‌ها (Costs)
- دوم - فراهم آوردن عملکردهای مختلف (Various Functions) در پروژه بدون کاهش هزینه‌ها
- سوم - فراهم آوردن عملکردهای مختلف در پروژه همراه با کاهش هزینه‌ها
در حال حاضر، مدیریت ارزش یک عنصر حیاتی از هر سیستم مدیریتی (System Mangement) به‌حساب می‌آید. بسیاری از سازمان‌ها، پروژه‌های زیادی را به‌طور هم‌زمان رهبری می‌کنند؛ بنابراین با قدرشناسی از ارزش سازمان‌های مدیریتی ممکن است هزینه‌های این پروژهها را کاهش دهند و در پول‌شان صرفه‌جویی کنند. مدیریت ارزش فرصت‌های زیادی را در اختیار افراد یا حامیان پروژه قرار می‌دهد و تعیین‌کننده‌ی متغیرهای مرتبط با عملکرد است و این امر را همراه با کنترل کامل (Full Control) و تأثیرگذاری قابل‌توجه (Significant Influent) تحقق می‌بخشد. در آینده‌ای نزدیک مطمئنا با ابزارها و راه‌حل‌های جدیدی آشنا می‌شویم که منجر به دستیابی به میزان عملکرد بهتر می‌شود.
مثال‌هایی از مدیریت ارزش
مدیریت ارزش، یک رویکرد سیستماتیک برای ارائه‌ی بهترین ارزش پولی (Best Value for Money) و استفاده‌ی مؤثر از منابع (Resources) به‌شمار می‌رود. مدیریت ارزش جهت شناسایی، ارزیابی (Assess) و مدیریت خطرها یا ریسک‌ها (Manage Risks)، فرصت‌ها (Manage Opportunities)، هزینه‌ها و منافع مرتبط با یک پروژه یا سرمایه‌گذاری در کسب و کار (Business Venture) استفاده می‌شود. ذیلا مثال‌هایی از مدیریت ارزش ذکر می‌کنیم:
- بهینه‌سازی (Optimizing) ارزش یک پروژه با کاهش هزینه‌ها و افزایش سود آن
این امر را می‌توان از طریق تجزیه و تحلیل هزینه، سود (Cost-Benefit Analysis)، ارزیابی ریسک (Risk Assessment) و کنترل کیفیت (Quality Control) انجام داد.
- تجزیه و تحلیل هزینه، سود گزینه‌های مختلف برای شناسایی مقرون به‌صرفه‌ترین راه‌حل‌ها (The Most Cost-Effective Solution)
- استفاده‌ی صحیح و بهینه از منابع (Utilizing Resources Efficiently) از طریق برنامه‌ریزی و زمان‌بندی دقیق
- افزایش کارایی و صحت امور (Efficiency) با کاهش ضایعات (Waste) و ناکارامدی‌ها (Inefficiencies)
- به‌حداکثر رساندن رضایت مشتری (Customer Satisfaction) با شناسایی نیازهای مشتری (Customer Needs) و ارائه‌ی خدمات با ارزش‌افزوده (Value-Added Services)
- توسعه‌ی راهبردها یا استراتژی‌های تدارکاتی مقرون به‌صرفه (Cost-Efficient Procurement Strategies) برای به‌حداقل رساندن هزینه‌ها
- استفاده از مهندسی ارزش (Value Engineering) برای کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت
- به‌کارگیری مدیریت کیفیت جامع (Total Quality Management) (TQM) برای اطمینان از کیفیت و قابلیت اطمینان (Reliability)
- استفاده از منابع جایگزین (Alternative Sources) جهت کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت
- استفاده از فناوری یا تکنولوژی در جهت کاهش هزینه‌ها و افزایش صحت امور و کارایی.
محددیت‌های مدیریت ارزش
مدیریت ارزش ابزار مهمی است که برای اطمینان از استفاده از منابع به‌شیوه‌ای صحیح و کارامد و مقرون به‌صرفه. با این حال محدودیت‌هایی نظیر ذیل در ارتباط با این ابزار وجود دارد که برای اطمینان از استفاده مؤثر از آن باید از آن‌ها آگاهی یابیم.
- عدم درک فرایند مدیریت ارزش توسط افرادی که از آن بهره‌برداری می‌کنند. بدون درک کامل از فرایند مدیریت ارزش، شناسایی حوزه‌هایی را که ارزش آن‌ها را می‌توان بهبود بخشید دشوار است و این خطر وجود دارد که منابع به مؤثرترین شکل استفاده نشود.
- دشواری تعیین میزان ارزش سود نامشهود (Intangible Benefits)
سود نامشهود به مواردی اطلاق می‌شود که نمی‌توان آن‌ها را برمبنای پولی اندازه‌گیری کرد؛ همانند افزایش رضایت مشتری یا بهبود روحیه. بدین‌ترتیب ارزیابی دقیق ارزش سود نامشهود می‌تواند دشوار باشد.
- پتانسیل سوگیری (Bias) در فرایند مدیریت ارزش
هنگام ارزیابی ارزش این امر از اهمیت برخوردار است که هدفمند عمل کنیم و بر آن باقی بمانیم. با این حال، این خطر وجود دارد که اولویت‌ها یا برنامه‌های شخصی بتواند بر فرایند تصمیم‌گیری تأثیر بگذارد و منجر به نتایج غیربهینه شود.
- فقدان ارتباط و همکاری بین ذینفعان مختلف
مدیریت ارزش یک فرایند مشارکتی است و برای موفقیت نیازمند ارتباط نزدیک بین افرادی است که از آن بهره می‌برند. بدون ارتباط مؤثر، اطمینان از این‌که همه توافق داشته باشند و تصمیم‌ها به‌نفع کل سازمان گرفته شود دشوار خواهد بود.
رویکردهای دیگر مرتبط با مدیریت ارزش
مدیریت ارزش فرایندی است برای شناخت ارزش خروجی‌های پروژه (Project Outputs)، کاهش فعالیت‌های غیرارزش‌افزا (Non-Value-Adding Activities) و دستیابی به بهترین ارزش ممکن از لحاظ پولی (Best Possible Value for Money). چندین رویکرد دیگر مرتبط با مدیریت ارزش نظیر ذیل وجود دارد:
- استقرار یا گسترش عملکرد کیفیت (Quality Function Deployment) (QFD)
استقرار یا گسترش عملکرد کیفیت، یک رویکرد ساختاریافته برای شناسایی و شفاف‌سازی نیازهای مشتری و سپس تبدیل آن‌ها به ویژگی‌های طراحی محصول (Design Characteristics of the Product) یا فرایند است.
- مدیریت کیفیت جامع (Total Quality Management) (TQM)
مدیریت کیفیت جامع، یک تلاش سازمانی یکپارچه (Integrated) است که برای بهبود کیفیت در هر سطح از سازمان طراحی شده است. مدیریت کیفیت جامع مبتنی بر اصول بهبود مستمر (Continuous Improvement)، رضایت مشتری و مشارکت کارکنان (Employee Involvement) است.
- شش سیگما (Six Sigma)
شش سیگما یک رویکرد منضبط و مبتنی بر داده (Data-Driven) برای از بین بردن عیوب با حرکت به‌سمت شش انحراف استاندارد (Standard Deviations) بین میانگین و نزدیک‌ترین حد مشخصات در هر فرایند است.
- ساخت و تولید ناب (Lean Manufacturing)
ساخت و تولید ناب، یک روش تولید است که ضایعات را به‌حداقل می‌رساند و موجب بهینه‌سازی فرایند تولید (Optimizing the Production Process) می‌شود.
- تئوری محدودیت‌ها (Theory of Constraints) (TOC)
تئوری محدودیت‌ها، رویکردی است که مهم‌ترین عامل محدودکننده (محدودیتی) را شناسایی می‌کند که در مسیر دستیابی به یک هدف قرار دارد و سپس به‌طور سیستماتیک (Systematically) برای بهبود آن محدودیت، فعالیت می‌کند.
این رویکردها برای مدیریت ارزش بر شناسایی نیازهای مشتری و حذف ضایعات در فرایند تولید برای دستیابی به حداکثر ارزش پولی (The Maximum Value for Money) تمرکز دارند. همه‌ی این رویکردها مکمل یکدیگر هستند و وقتی با هم استفاده شوند می‌توانند ابزار قدرتمندی برای دستیابی به موفقیت در توسعه‌ی پروژه و محصول باشند.
منابع
Kelly, J. & Male, S. & Graham, Drummond. (2015). Value Management of Construction Projects. Wiley-Blackwell.
Link
Kelly, J. & Male, S. (1992). Value Management in Design and Construction. E & FN Spon.
Link
Norton, W. C. & R., B., McElligott. (1995). Value Management in Construction: A Practical Guide (Macmillan Building and Surveying Series). Palgrave Macmillan.
Link
(n.d.). Value Management. CEO Pedia Management Online. Link