مدیریت پروژه شامل بسیاری از فرایندها (Processes) و فعالیت‌ها (Activities) مانند: ردیابی پروژه (Project Tracking)، اندازه‌گیری معیارهای کلیدی (Key Metrics) و اجرای پروژه (Project Execution) است تا اطمینان حاصل شود که پروژه با توجه به برنامه و ضرب‌الاجل آن (Project Deadline) با موفقیت به پایان می‌رسد. به‌عنوان مدیر پروژه (Project Manager) مسؤول ایجاد موفقیت در هر پروژه‌ای هستیم.
به‌عنوان یک مدیر پروژه، مسؤولیت داریم پروژه‌ای را ایجاد کنیم که بتوانیم بر آن احاطه داشته باشیم. یکی از ابزارهای مدیریت پروژه که می‌توانیم برای مدیریت موفق چندین پروژه از آن استفاده کنیم عبارت است از: گزارش پروژه (Project Report).
ایجاد گزارشهای مؤثر از پروژه برای حفظ تیم پروژه و ذینفعان کلیدی پروژه (Key Project Stakeholders) در مسیر توسعه‌ی پروژه، جذاب‌ترین بخش فرایند مدیریت پروژه محسوب می‌شود.
برای بسیاری از مدیران پروژه، ایجاد گزارشهای مؤثر از پروژه می‌تواند جزو مسؤولیت‌های‌شان تلقی شود؛ به‌خصوص این امر زمانی از اهمیت برخوردار خواهد بود که از نوع مناسب گزارش‌دهی در مدیریت پروژه بی‌اطلاع باشیم.
در این مقاله با انواع مختلف گزارش‌ها در مدیریت پروژه و عناصر آن آشنا می‌شویم و به بیان نکته‌هایی برای گزارش مؤثر در مدیریت پروژه و بهترین ابزارها برای گزارش‌دهی (The Best Project Reporting Tools) می‌پردازیم. اجازه دهید شروع کنیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
گزارش‌دهی از پروژه به‌معنی صرفا ایجاد داده‌هایی حیاتی (Critical Data) است که نمایانگر یک نمای کلی از آن‌چیزی است که در پروژه گذشته است. هم‌چنین یکی از جنبه‌های مهم مدیریت پروژه به‌حساب می‌آید که دربرگیرنده‌ی خلاصه‌ای بسیار کاربردی است که در یک بازه‌ی زمانی هفتگی، ماهانه یا سالانه جمع‌اوری می‌شود و تمامی معیارهای مهم در طول دوره‌ی پروژه را به مدیران پروژه و ذینفعان (Stakeholders) نشان می‌دهد. این معیارها (Metrics) هم‌چنین برای حل هر مشکلی در چهارچوب مدیریت پروژه یا بهبود این چهارچوب‌ها در جهت کسب نتایج سازنده‌تر (More Productive) استفاده می‌شود.
گزارش‌ها معمولا در قالب یک سند یک یا دو صفحه‌ای ارائه می‌شود و گاهی‌اوقات به‌عنوان یک سند ثبت سوابق (Record-Keeping Document) دارای حجمی به‌میزان دو برابر خواهد بود. فرکانس ارائه‌ی گزارش (The Frequency of Project Reporting) (تعداد دفعه‌های ارائه‌ی گزارش در واحد زمان) از پروژه بستگی به پیچیدگی (Complexity) یا بزرگی مدیریت پروژه دارد.
گزارشهای پروژه هم‌چنین برای نشان دادن اطلاعات مهمی به‌کار می‌رود که در پنج مرحله از چرخه‌ی عمر مدیریت پروژه (The Five Phases of the Project Management Life Cycle) و نه‌فقط در یک بازه‌ی زمانی کوتاه تولید می‌شوند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
تبصره‌ی 1 - چرخه‌ی عمر هر پروژه از پنج مرحله‌ی آتی تشکیل یافته است که هرکدام از لحاظ اهمیت با خود پروژه، برابری می‌کند؛ تقسیم یک پروژه صرف‌نظر از محدوده‌ی آن (The Project Sope) به مراحل، انجام آن را آسان‌تر می‌کند. هر مرحله از هدف خاص خود برخوردار است و پس از انجام هر مرحله می‌توانیم با موفقیت به مرحله‌ی بعدی پیش ببریم [ بلیه (Belyh)، 2023]:
به‌طور کلی، گزارشهای پروژه شامل شناسایی اطلاعاتی نظیر: نام پروژه (Project Name)، حامی مالی (Sponsor) و چهارچوب زمانی (Time Frame) است و به ذکر متغیرهایی نظیر ذیل می‌پردازد:
گزارشهای پروژه فقط برای نشان دادن تاریخچه‌ی کوتاهی از آن‌چیزی استفاده نمی‌شود که در پروژهها می‌گذرد. اجزا، دادهها و اطلاعات موجود در این گزارش‌ها به‌دلایلی می‌تواند از سطح و کیفیت بالایی برخوردار باشد.
مدیریت مؤثر پروژهها - به‌خصوص زمانی که پروژهها از پیچیدگی برخوردار باشند - کار سختی به‌شمار می‌رود و چند عنصر مختلف هستند که بر موفقیت آن اثرگذار هستند. ذینفعان اصلی باید این عناصر مختلف را به‌درستی زیرنظر بگیرند و به مدیریت آن بپردازند و در یک چهارچوب پیچیده، این کار معمولا خیلی ساده نخواهد بود.
بررسی گذرا از وضعیت پروژه معمولا با نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) ایجاد می‌شود؛ در گزارشهای پروژه، فیلترهایی بر روی همه‌ی رویدادها، اطلاعات و معیارها درون چهارچوب زمانی پروژه اعمال می‌شود؛ به‌عبارت دیگر در هر گزارشی ممکن است بعضی از متغیرها وارد شوند.
ذینفعان کلیدی پروژه برای پیگیری و زیرنظر گرفتن سریع پیشرفت پروژه بر گزارشهای پروژه تکیه می‌کنند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
با گزارشهای پروژه، چهارچوب پیچیده را می‌توان در یک سند به‌شکل خلاصه نشان داد و به ما امکان می‌دهد تنها به عناصر مهمی دسترسی داشته باشیم و به‌راحتی براساس این گزارش‌ها بدون هیچ‌گونه اطلاعات اضافی و غیرضروری تصمیم بگیریم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
گزارشهای پروژه، زمانی که به‌درستی تدوین شوند به ما کمک می‌کنند تا به‌راحتی تنگناهای پروژه خود را حل کنیم؛ خطرها (ریسک‌ها) (Risks) را مدیریت کنیم؛ بر بودجه‌ها نظارت داشته باشیم؛ جدول‌های زمانی (Timelines) را زیرنظر بگیریم و به توسعه‌ی راهبردها (استراتژی‌های) بهتری برای مدیریت پروژه (The Better Project Management Strategies) بپردازیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
گزارش وضعیت پروژه نشان‌دهنده‌ی وضعیت پروژه به مدیران پروژه و ذینفعان مناسب در وضعیت حال‌حاضر است. گزارش پروژه علاوه بر داده‌های تاریخی اضافی (Additional Historical Data)، اطلاعاتی را در این مورد ارائه می‌کند که در حال‌حاضر در چه جاهایی پیشرفت پروژه (Project Progress) با اهداف (Goals)، وظایف (Tasks) و استفاده از منابع (Resource Usage) مرتبط است.
شکل 1 - گزارش وضعیت در مدیریت پروژه.
معیارها (Metrics) یا دادهها (Data) معمولا با استفاده از نمودارها (Charts) و گراف‌ها (Graphs) نشان داده می‌شوند؛ بنابراین شناسایی (Identification)، زیرنظر گرفتن (Monitoring) یا مقایسه‌ی (Compare) عناصر مختلف پروژه آسان‌تر خواهد بود.
معیارها (Metrics) یا دادهها (Data) معمولا با استفاده از نمودارها (Charts) و گراف‌ها (Graphs) نشان داده می‌شوند؛ بدین‌ترتیب شناسایی (Identification)، زیرنظر گرفتن (Monitoring) یا مقایسه‌ی (Compare) عناصر مختلف پروژه آسان‌تر خواهد شد.
با گزارشهای وضعیت پروژه - که پوشش‌دهنده‌ی چهارچوب‌های زمانی ویژه‌ای (Specific Time Frames) خواهند بود - اطلاعاتی در زمینه‌های ذیل به‌دست خواهد آمد:
- میزان کارهای تکمیل‌یافته و غیرتکمیل‌یافته در زمینه‌ی پروژه
- میزان منابع مالی، انسانی و زمانی مورد انتظار در پروژه
- موارد عملیاتی (Action Items) در پروژه
- اطلاعات پایه (Basic Information) در زمینه‌ی خطرها (ریسک‌های) تعیین شده در درون پروژه [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
عناصر گزارش وضعیت پروژه
گزارش وضعیت پروژه از عناصر ذیل تشکیل یافته است:
- اطلاعات عمومی پروژه
- اطلاعات عمومی از وضعیت پروژه
- نقاط عطف
- خلاصه‌ی پروژه
- مشکلات و خطرها (ریسک‌ها)
- معیارهای پروژه [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
اطلاعات عمومی پروژه
منظور از اطلاعات عمومی پروژه، اطلاعاتی است درباره‌ی تمام پروژه نظیر: نام پروژ، مدیر پروژه، منابع مالی، زمان و منابع انسانی‌ای که در بین دیگر اطلاعات عمومی پروژه به پروژه تعلق دارد.
این اطلاعات عمومی برای ردیابی اهداف (Purposes)، در صورت نیاز به‌عنوان محل رجوع (Referene) در آینده از اهمیت برخوردار است [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
اطلاعات عمومی از وضعیت پروژه
وقتی با تعداد زیادی از گزارشهای تولید شده مواجه می‌شویم برای تشخیص یک گزارش وضعیت جدید، اطلاعات توصیفی و کلی‌ای به آن می‌افزاییم. یک گزارش وضعیت عمومی پروژه شامل اطلاعاتی نظیر ذیل است: تاریخ گزارش وضعیت و شماره‌ی گزارش وضعیت و سایر موارد [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
نقاط عطف (Milestones)
نقاط عطف، نقاطی هستند که در جهت اندازه‌گیری پیشرفت یک پروژه و مسؤولیت‌ها به‌کار می‌روند. نقاط عطف - که مراحلی حیاتی در پروژه به‌حساب میآیند - عناصر مهمی از هر گزارش وضعیتی هستند که قصد ایجاد آن را داریم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
خلاصه‌ی پروژه (Project Summary)
درست مانند نقاط عطف، خلاصه‌ی پروژه به ما کمک می‌کند میزان پیشرفت‌مان را اندازه‌گیری کنیم. خلاصه‌ی پروژه علاوه بر مراحل، شامل منابع پیش‌بینی شده‌ی مورد نیاز برای اجرای پروژه است؛ هم‌چنین خلاصه‌ای از اقدام‌هایی را دربرمی‌گیرد که در اجرای پروژه درنظر گرفته شده است [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023]).
مشکلات و خطرها (ریسک‌ها)
گزارش وضعیت پروژه متشکل از: شناسایی خطرها (ریسک‌ها) درون چهارچوب پروژه، ترتیب خطرها (ریسک‌ها) برمبنای تأثیر آن‌ها و اقدام‌هایی است که به مراقبت از خطرها اختصاص داده می‌شود [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
معیارهای پروژه (Project Metrics)
معیارها، داده‌های خامی به‌شمار می‌روند که از دیگر استنتاج‌ها تشکیل یافته‌اند. در گزارش وضعیت پروژه و برمبنای شاخص‌های کلیدی عملکردی (Key Performance Indicators) (KPIs) - که قبلا برای پروژه شناسایی شده است - «معیارهای پروژه» تاحدودی یک نشانه‌ی آنالوگ محسوب می‌شود که شواهدی هرچند سخت (Hard Evidence) برای این امر به‌شمار می‌رود تا معین کند پروژه در کجا واقع شده است [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
دوم - گزارش سلامت پروژه (Project Health Report)
گزارش سلامت پروژه برای نشان دادن این امر تدوین می‌شود که چگونه ذینفعان مهم پروژه به‌خوبی عمل می‌کنند. آن‌ها اطلاعاتی در این مورد ارائه می‌کنند که آیا پروژه به‌خوبی پیشرفت می‌کند با چالش مواجه شده است یا به‌ناچار به‌سمت شکست پیش می‌رود.
هم‌چنین این نوع گزارش مدیریت پروژه، نقاط عطف تعیین شده و تخصیص منابع را حتی بیش‌تر از گزارشهای وضعیت مدنظر قرار می‌دهد. گزارشهای سلامت پروژه معمولا برای مقایسه‌ی تعیین امکان‌سنجی دقیق از پروژه در جهت کسب موفقیت به‌کار می‌رود.
با این گزارش‌ها به‌راحتی تعیین می‌کنیم که آیا پیشرفت حال‌حاضر ما با متغیرهای ذیل همراستا است یا خیر:
- معیارهای تخمین زده شده (Estimated Metrics)
- سطح تفاوت بین اهداف و وضعیت فعلی پروژه در صورت وجود
- این‌که کدام عنصر پروژه نیاز به تمرکز بیش‌تر یا فوریت دارد [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
عناصر یک گزارش سلامت پروژه
یک گزارش سلامت پروژه از عناصر ذیل تشکیل یافته است:
- اجزای گردش (جریان) کاری
- کمک‌های اجرایی
- خطرها (ریسک‌ها) و موضوع‌ها
- ارزیابی‌‌ها
- فواید تحقق‌یافته
- مدیریت تغییر.
اجزای گردش (جریان) کاری (Workflow Details)
اجزای گردش (جریان) کاری شامل اطلاعاتی در مورد هر کار یا گردش (جریان) کاری خرد (Micro-Workflow) است که توسط اعضای تیم انجام می‌شود و شامل اطلاعاتی در مورد تعیین محدوده (Scope) و میزان منابع (Resources) مورد استفاده در تسهیل آن‌ها است [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
کمک اجرایی (Executive Assistance)
بررسی این امر که کمک اجرایی و جلسه‌های متنوع چقدر در حل مشکلات پروژه مؤثر است [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
خطرها (ریسک‌ها) و موضوع‌ها (Risks and Issues)
خطرها (ریسک‌های) عمده، تهدیدی اصلی برای سلامت کلی پروژه به‌شمار می‌روند و شناخت آن‌ها برای ارزیابی خطرها (ریسک‌ها)، حیاتی هستند و باید در یک گزارش سلامت گنجانده شوند. خطرها (ریسک‌های) شناسایی شده (Identified Risks) باید مورد تأیید قرار گیرند و بررسی و اولویت‌بندی شوند تا در مورد چگونگی دستیابی به آن‌ها، رهنمودهایی ارائه دهند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
رزیابی (Assessment)
عنصر مهم و دیگر یک گزارش سلامت پروژه عبارت است از: ارزیابی از این امر که مسائل چگونه مدیریت می‌شوند. مدیریت و حل ضعیف مشکل (Poor Issue Management and Resolution)، چراغ راهنمایی است بر این‌که برای سلامت حال‌حاضر و آینده‌ی پروژه‌ی ما چه کار باید بکنیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
فواید تحقق‌یافته (Realized Benefits)
اطلاعات در مورد تعداد منافع ناشی از پروژه به‌ویژه در مقایسه با آن‌چه درنظر گرفته شده است به ما کمک می‌کند تا درک کنیم که پروژه در کجا قرار دارد و آیا انگیزه و محرک بسیار ضروری‌ای برای ادامه‌ی پروژه وجود دارد یا خیر [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
مدیریت تغییر (Change Management)
اطلاعات در مورد تعداد منافع ناشی از پروژه به‌ویژه در مقایسه با آن‌چه درنظر گرفته شده است به ما کمک می‌کند تا درک کنیم که پروژه در کجا قرار دارد و آیا انگیزه و محرک بسیار ضروری‌ای برای ادامه‌ی پروژه وجود دارد یا خیر [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
سوم - گزارش در دسترس بودن تیم همکاران (Team Availability Reports)
«گزارش دردسترس بودن تیم همکاران»، یک ارزیابی اختصاصی از تعداد منابع انسانی ارائه می‌دهد که برای کار
دردسترس داریم. این گزارش تا حدودی شبیه به یک تقویم (Calendar) است و اطلاعاتی را در مورد برنامه‌ی زمانی (Schedule) اعضای تیم‌های مختلف یا تیم‌هایی ارائه می‌دهد که گروه‌بندی شده‌اند. بنابراین یک نقطه‌ی مرجع (A Point of Reference) برای شناسایی افراد شاغل و غیرشاغل در پروژه ارائه می‌دهد.
«گزارش در دسترس بودن تیم همکاران»، یک ارزیابی اختصاصی از تعداد منابع انسانی ارائه می‌دهد که برای کار در دسترس داریم. این گزارش تا حدودی شبیه به یک تقویم (Calendar) است و اطلاعاتی را در مورد برنامه‌ی زمانی (Schedule) اعضای تیم‌های مختلف یا تیم‌هایی ارائه می‌دهد که گروه‌بندی شده‌اند. بنابراین یک نقطه‌ی مرجع (A Point of Reference) برای شناسایی افراد شاغل در پروژه و غیرشاغل در پروژه ارائه می‌دهد.
«گزارش دردسترس بودن تیم همکاران» در انجام صحیح یک مسؤولیت (Efficient Task) و تخصیص حجم کاری (Workload Allocation) از اهمیت برخوردار است.
یک «گزارش دردسترس بودن تیم همکاران»، دانش باکیفیت و قابل‌اتکایی را در موارد ذیل در اختیارمان قرار می‌دهد:
- این‌که حجم کاری بیش از حدی (Overloaded) به اعضای تیم اختصاص داده شده است
- اعضای تیم به کمک نیاز دارند و با ظرفیت کامل (Full Capacity) کار می‌کنند
- افرادی که مسؤولیت‌های اختصاصی (Allocated Tasks) را می‌توان به‌شکلی ایمن (Safely) یا با حجم کاری اضافی (Additional Workloads) به آن‌ها اختصاص داد.
با یک «گزارش دردسترس بودن تیم همکاران» سریع‌تر و با بهره‌وری بیش‌تری (More Productively) به اهداف‌مان در پروژه دست می‌یابیم؛ از فرسودگی شغلی (فروپاشی جسمی و روانی) (Burnout) جلوگیری می‌کنیم و اطمینان می‌یابیم که همه‌ی کارکنان همیشه در تکمیل و موفقیت پروژه در حال کار و مشارکت هستند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
عناصر یک گزارش در دسترس بودن تیم همکاران
یک «گزارش دردسترس بودن تیم همکاران» معمولا به‌شکل یک تقویم ارائه می‌شود؛ بنابراین عناصر مختلفی نظیر ذیل که آن را تشکیل می‌دهند به‌صورت بصری در این تقویم نشان داده می‌شوند (Visually Represented):
- نام تیم همکاران
- تخصیص حجم کاری
- کدگذاری با رنگ.
نام تیم همکاران (Team Name)
نام تیم همکاران می‌تواند نام کل تیم یا نام افراد مسؤول (Individual Responsible for Tasks) باشد. نام‌های تیم همکاران برای پیوند دادن عناصر به یکدیگر استفاده می‌شوند و بسیار مهم و نمی‌توانیم از آن، چشم‌پوشی کنیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
تخصیص حجم کاری (Workload Allocation)
میزان تخصیص حجم کاری معمولا به‌صورت اعداد نشان داده می‌شوند؛ این موارد، تکالیف فردی‌ای (Individual Assignments) هستند که به اعضای تیم تخصیص داده می‌شوند تا در طول روز و در دوره‌ی زمانی مورد نظر تقسیم شوند.
هرقدر حجم کاری اختصاص داد شده به افراد یا تیم همکاران در یک روز بیش‌تر باشد میزان تخصیص حجم کاری بیش‌تر نیز خواهد بود. این امر به مدیران پروژه کمک می‌کند تا به‌راحتی بتوانند اعضای تیم همکارانی را شناسایی کنند که کار تکالیف بیش‌تری به آنان اختصاص داده شده است و هم‌چنین بتوانند به‌شکل مناسب‌تری مسؤولیت‌ها را مجددا اختصاص دهند (Reallocate) [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
کدگذاری با رنگ (Color Coding)
رنگ‌ها در تقویم، بیانگر سطحی از حجم کاری (The Level of Workload) است که به یک فرد یا تیم همکاران در یک روز اختصاص داده شده است. تخصیص حجم کاری بالا معمولا با رنگ قرمز نشان داده می‌شود و براساس نرم‌افزاری که برای تولید این گزارش استفاده می‌کنیم احتمالا گزینه‌هایی برای شخصی‌سازی (Personalize) قالب‌های کدگذاری با رنگ (Color-Coding Schemes) دراختیار خواهیم داشت [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
چهارم - گزارش خطر (ریسک) پروژه (Project Risk Reports)
«گزارش خطر (ریسک) پروژه» هم‌چنین «گزارش ارزیابی از خطر (ریسک)» (Risk Assessment Report) نیز نامیده می‌شود و به گزارش خطرها (ریسک‌های) پروژه اختصاص دارد و مشتمل بر اطلاعات جزوی درباره‌ی خطرها (ریسک‌های) شناسایی شده (Identified Risks) می‌پردازد.
در «گزارش خطر (ریسک) پروژه» از خطرها (ریسک‌ها)یی صحبت به‌میان می‌آید که:
- امکان وقوع دارد
- هرکدام در موفقیت یا تکمیل پروژه تأثیرگذار است.
با «گزارش خطر (ریسک) پروژه» به‌راحتی خطرها (ریسک‌ها) را براساس اطلاعات ارائه شده، اولویت‌بندی (Prioritize) می‌کنیم و راهبردهای مناسبی برای مدیریت خطر (ریسک) (Risk Management Strategies) تعیین می‌کنیم تا اجرا شود [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
توضیح - این جدول با توجه به نیازها و جلب‌توجه مخاطبان، 100 درصد قابل ویرایش است.
عناصر گزارش خطر (ریسک) پروژه
یک «گزارش خطر (ریسک) پروژه» از عناصر ذیل تشکیل یافته است:
- پروفایل خطر (ریسک)
- ظرفیت خطر (ریسک)
- خطرپذیری (ریسک‌پذیری)
- شناساگرهای مهم خطر (ریسک)
- راهبرد مدیریت ریسک [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
پروفایل خطر (ریسک) (Risk Profile)
پروفایل خطر (ریسک) مهم‌ترین بخش یک گزارش خطر (ریسک) پروژه است که معمولا با مقادیر عددی نشان داده می‌شود؛ یک پروفایل خطر (ریسک) مشتمل بر متغیرهای ذیل است:
- بزرگ‌ترین خطرها (ریسک‌ها)
خطرها (ریسک‌هایی) که مدیران ارشد آن‌ها را بزرگ‌ترین خطر (ریسک) تلقی می‌کنند
- احتمال وقوع خطرها (ریسک‌ها)
- میزان تأثیر (The Amount of Impact)
میزان تأثیری که خطرها (ریسک‌ها) بر پروژه می‌گذارند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
ظرفیت خطر (ریسک) (Risk Capacity)
ظرفیت خطر (ریسک)، مقدار هزینه‌ای است که می‌توانیم از خطرها (ریسک‌ها) متحمل شویم قبل از این‌که در نهایت فاقد کیفیت و ارزش (Bankrupt) شویم.
با این حال، تحمل خطر (ریسک) (Risk Tolerance) چیزی است که کنترل می‌کنیم که عبارت است از: تعداد رویدادهای خطرافرین (ریسکی) که می‌خواهیم در پیگیری موفقیت‌امیز یک پروژه بپذیریم یا تحمل کنیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
ظرفیت خطر (ریسک) (Risk Capacity)
سطوح خطرپذیری (ریسک‌پذیری) بسته به این‌که چقدر می‌خواهیم به‌دنبال تکمیل پروژه باشیم ممکن است به‌گونه‌های ذیل باشد:
- تهاجمی (Progressive)
- متوسط (Moderate)
- بسیار محافظه‌کارانه (Very Conservative).
این امر به ما کمک می‌کند تا به‌درستی سطح خطر (ریسک) خود را بسنجیم و از نزدیک بودن پایان پروژه آگاه باشیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
شناساگرهای مهم خطر (ریسک) (Key Risk Indicators)
شناساگرهای مهم خطر (ریسک)، معیارهایی هستند که هشدارهای اولیه را ارائه می‌کنند و به‌عنوان نقطه‌ی عطفی در اندازه‌گیری سطوح خطر (ریسک) یا پیشروی به‌سمت رویدادهای مخاطره‌امیز عمل می‌کنند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
راهبرد مدیریت ریسک (Risk Management Strategy)
بخشی از گزارش خطر (ریسک) پروژه ممکن است حاوی اطلاعاتی در مورد راهبردها و فرایندهایی باشد که قصد داریم برای کاهش آثار یا اجتناب از خطرها (ریسک‌های) شناسایی شده اجرا کنیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
پنجم - گزارش واریانس (Variance Reports)
یک «گزارش واریانس» سنجه‌هایی را به ما ارائه می‌کند که نشان می‌دهد فعالیت‌های تیمی (Team Activities)، گردش (جریان) کار (Workflow) و پیشروی‌ها (Progress) چقدر از نقاط عطف (Milestones) و اهداف (Goals) فاصله گرفته‌اند.
با یک «گزارش واریانس» می‌توانیم به مقایسه‌ی کار انجام شده توسط افراد یا تیم‌ها با آن‌چیزی بپردازیم که قرار است در مرحله‌ی برنامه‌ریزی پروژه (Project Planning Stage) انجام شود یا به‌دست آید. سپس در پی راهبردهایی باشیم تا گردش‌ها (جریان‌های) کاری‌مان در مسیر درستی باقی بماند و موجب نجات منابع گران‌بها از هدر رفتن شویم و اطمینان حاصل کنیم که به حداکثر بهره‌وری (Maximum Productivity) می‌رسیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
عناصر یک گزارش واریانس
عناصر یک «گزارش واریانس» عبارت‌اند از:
- اهداف پروژه
- نقاط عطف پروژه
- محصولات تحویلی پروژه.
اهداف پروژه (Project Objectives)
اهداف، اصلی‌ترین دلیل وجود یک پروژه و تنها عوامل تعیین‌کننده‌ی (Determinants) موفقیت یا عدم موفقیت
یک پروژه به‌شمار می‌روند. برای اندازه‌گیری‌های دقیق‌تر، این اهداف به نقاط عطف تقسیم می‌شوند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
نقاط عطف پروژه (Project Milestones)
نقاط عطف پروژه بدین‌خاطر مهم هستند که نشانگر این امر به‌شمار می‌روند که آیا فعالیت‌های مختلف انجام شده توسط هر تیم یا هر فردی موجب پیشروی به‌سمت دستیابی به هدف کلی پروژه (General Project Goal) شده است یا خیر. نقاط عطف، اهداف پروژه را به اهداف کوچک‌تر می‌شکنند (Breakdown) و زمانی که تکمیل شوند معمولا علامتی در کنار آنان قرار می‌گیرد.
در مواردی که بسیاری از فعالیت‌ها انجام شده‌اند یا منابع بدون دستیابی به نقطه‌ی عطف صرف شده باشند متوجه می‌شویم که ممکن است انحراف‌هایی (Deviations) وجود داشته باشد [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
موارد تحویلی پروژه (Project Deliverables)
موارد تحویلی پروژه، مسؤولیت‌ها (Tasks)، اسناد (Documents) یا هر عنصر خروجی دیگری هستند که برای پیشرفت پروژه از اهمیت به‌شمار مي‌روند. موارد تحویلی پروژه بین افراد یا تیم‌ها توزیع می‌شوند و انتظار می‌رود که از زمان برنامه‌ریزی شده (Time Scheduled) در مسیر تولید آن‌ها محافظت شوند. برخی از موارد تحویلی پروژه قبل از شروع کار بر روی آن‌ها به سایر موارد تحویلی پروژه بستگی دارند؛ بنابراین هر کدام از یک اثر موجی (Ripple Effect) و نقش خاص خود در تکمیل کلی پروژه برخوردار هستند.
موارد تحویلی پروژه مربوط به هر فرد یا هر تیم با متغیرهای ذیل مقایسه می‌شوند:
- زمان اختصاص داده شده (Allocated Time) برای تولید محصولات تحویلی پروژه
- موارد تکمیل شده و تحویلی پروژه (Completed Deliverables)
- نقاط عطفی که موارد تحویلی پروژه به‌تدریج به آن‌ها می‌رسند.
در مواردی که فاصله‌ی زمانی عمده‌ای بین این عناصر وجود دارد - به‌خصوص زمانی که صحبت از پیشی گرفتن از نقاط عطف در زمان مناسب می‌شود - معیارهای کمی (Quantitative Metrics) یا ارائه‌های بصری (Visual Representations) برای شناسایی سطح واریانس (The Level of Variance) به‌کار می‌رود [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
ششم - گزارش ردیابی زمان (Time Tracking Reports)
«گزارش ردیابی زمان» را احتمالا می‌توان در زمره‌ی ابتدایی‌ترین گزارشهای پروژه به‌شمار آورد. یک «گزارش ردیابی زمان» تنها حاوی اطلاعاتی است که هریک از اعضای تیم یا تیم همکاران در یک مقطع زمانی برای انجام مسؤولیت‌های‌شان صرف می‌کنند؛ یعنی مدت زمان دقیقی که طول می‌کشد که یک فرد یا تیم همکاران برای اجرای کامل یک کار صرف کنند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
عناصر یک گزارش ردیابی زمان
یک »گزارشهای ردیابی زمان» تنها شامل عناصر ذیل است که معمولا در یک جدول مرتب می‌شود:
- وظایفی (Tasks) که تیم همکاران یا افراد انجام داده‌اند
- مدت زمانی که برای تکمیل آن‌ها صرف کرده‌اند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
چگونگی ایجاد یک گزارش پروژه‌ی مؤثر (The Effective Project Report)
یک گزارش پروژه، سند مهمی در هر نوع چهارچوب مدیریت پروژه به‌شمار می‌رود. بدون چنین سندی، دستیابی صحیح به موفقیت در پروژه امکان‌پذیر نخواهد بود. با این حال، ایجاد یک گزارش یک چیز است؛ ایجاد یک گزارش بسیار مؤثر و کاربردی (Actionable)، چیز دیگری است.
اگر یک گزارش پروژه به‌خوبی تنظیم نشده باشد (Not Well-Curated) بیش‌ترین بهره‌برداری را از آن نخواهیم داشت. پس چگونه یک گزارش پروژه را تنظیم کنیم؟! برای این منظور باید موارد ذیل را اعمال کنیم:
- مخاطبان‌مان را بشناسیم
- دادهها را به‌شکل مناسبی تصویرسازی کنیم
- به یکپارچه‌سازی گزینه‌های همکاری بپردازیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
مخاطبان‌مان (Audience) را بشناسیم
یک گزارش پروژه باید کاربردی (Actionable) باشند؛ چنین گزارشی تنها زمانی کاربردی است که افرادی که به آن دسترسی دارند بتوانند از آن استفاده کنند. به‌عنوان مثال، چه اتفاقی می‌افتد وقتی گزارشی جزوبه‌جزو به صاحب کسب و کار (Business Owner) ارائه می‌شود؟ یا چه اتفاقی می‌افتد زمانی که به اعضای معمول تیم همکاران - که قرار است پروژهها را تفسیر کنند و بهبود بخشند - گزارش‌هایی با دادهها یا اطلاعات بسیار کمی ارائه می‌شود؟
گزارش پروژه و محتوای موجود در آن تنها زمانی مؤثر باقی می‌ماند که مخاطبانی که گزارش به آن‌ها ارسال می‌شود تمام نیازهای (Needs) خود را از طریق آن گزارش دریافت کنند. زمانی که یک گزارش پروژه ایجاد می‌شود ابتدا مخاطبان را شناسایی کنیم و سپس از این امر اطمینان یابیم که کدام گزارش برای آنان مناسب (Suit) است.
اگر گزارش پروژه برای مدیران ارشد (Senior-Level Executives) درنظر گرفته شده باشد و به زمینه و بستر (Context) وابستگی داشته باشد از این امر آگاه می‌یابیم که آیا گزارش وضعیت پروژه (Project Status Report) با اطلاعات معمول تناسب دارد یا خیر.
ثابت شده است که برای اعضای یک تیم از همکاران، یک «گزارش سلامت پروژه» (Project Health Report)
- که حاوی اجزای بیش‌تری باشد - یا یک «گزارش واریانس» (Variance Report) مناسب‌تر است. کار بنیادین این‌گونه است که قبل از تعیین نوع گزارش پروژه، ابتدا مخاطبان خود را شناسایی کنیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
داده‌محور (Data-Centric) باقی بمانیم
یک گزارش پروژه عمدتا به مدیران، مدیران اجرایی و ذینفعان، بینش عمیقی (Deep Insight) نسبت به عناصر مختلف پروژه ارائه می‌دهد. گردش‌ها (جریان‌های) مختلف کاری معمولا به‌صورت ارزش‌های کمی (Quantitative Values) و داده‌هایی (Data) نشان داده می‌شوند که به‌صورت اطلاعات کاربردی (Actionable Information) پردازش شده‌اند.
برای بهره‌مندی بیش‌تر از این امر به‌دنبال چهارچوبی باشیم که تا حد امکان به جمع‌اوری این داده‌های کمی (Quantitative Data) بپردازد. ما و سایر ذینفعان باید بیش‌تر با آن گزارش‌ها کار کنیم؛ گستره‌ی بینش پروژه خود را از طریق گرداوری گسترده‌ی دادهها افزایش دهیم و آگاهانه‌ترین تصمیم‌ها را اتخاذ کنیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
دادهها را به‌شکل مناسبی تصویرسازی کنیم (Visualize)
راه‌های بهتری برای بادقت نگریستن به «اعداد» وجود دارد. گزارشهای پروژهها فقط به مدیران اجرایی، صاحبان کسب و کار و کارفرمایان (کارفرمایان در پروژه‌های پیمانکاری) اختصاص ندارند؛ بلکه ابزارهای مهمی محسوب می‌شوند که توسط اعضای معمول تیم همکاران برای ردیابی عملکرد (Performance Track)، وضعیت پروژه (Project Status) یا هر جنبه‌ی دیگری از پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
گزارشهای پروژه حتی برای مخاطبان و مشتریان (Clients) (کارفرمایان در پروژه‌های پیمانکاری) نیز کاربرد دارد. چگونه می‌توانیم این نیاز را برای همه‌ی اعضای تیم همکاران و افراد علاقه‌مند آسان‌تر کنیم؟ داده‌های پروژهها را می‌توانیم از طریق نمودار (Chart)، گراف (Graph) و تصاویر (Image)، در میان دیگر گزینه‌های تجسم‌سازی دادهها، بصری‌سازی کنیم.
خوشبختانه، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (Project Management Software) نه‌تنها به ما کمک می‌کند تا گزارش‌ها را به‌طور خودکار تهیه کنیم بلکه گزینه‌های زیادی برای بصری‌سازی مستقیم دادهها از جمله موارد ذیل ارائه می‌کنند:
- نمودار گانت (Gantt Chart)
- تتابلو (تخته‌ی) کانبان (Kanban Board).
خوشبختانه، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (Project Management Software) نه‌تنها به ما کمک می‌کند تا گزارش‌ها را به‌طور خودکار تهیه کنیم بلکه گزینه‌های زیادی برای بصری‌سازی مستقیم دادهها از جمله موارد ذیل ارائه می‌کنند:
- ماندی دات کام (Monday.com)
- کلیک آپ (ClickUp)
- رایک (Wrike) [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
به یکپارچه‌سازی گزینه‌های همکاری بپردازیم (Integrate Collaboration Options)
ارتباطات (Communication) یکی از جنبه‌های مهم تولید گزارشهای پروژه محسوب می‌شود که به‌طور یکپارچه از طریق نرم‌افزار مدیریت پروژه برقرار و تسهیل می‌شود. گزارش پروژه فقط سندی نیست که برای اهداف تاریخی یا نگهداری سوابق درنظر گرفته شود. بلکه علاوه بر آن، سندی است که موجب تسهیل در تصمیم‌گیری در آینده و بهبود کلی راهبردهای مدیریت پروژه (Project Management Strategies) می‌شود.
اعضای تیم همکاران برای موفقیت پروژه به همکاری با یکدیگر می‌پردازند؛ بنابراین تهیه‌ی گزارش‌هایی - که مقررات ارتباط‌ها (Communication Provisions) و همکاری‌های درونی را فراهم می‌کند - کمک‌کننده خواهد بود.
اعضای تیم همکاران به‌جای جابه‌جایی بین مراکز ارتباطی و اعمال تلاش‌های بیش‌تر برای پیگیری گزارش‌ها، همه‌ی این موارد را در یک فضای کاری واحد (Single Workspace) انجام می‌دهند و اطمینان حاصل می‌کنند که سردرگمی (Confusion) وجود نداشته باشد [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
نکته‌هایی در مورد تدوین یک گزارش مدیریت پروژه
برخی از نکته‌های دیگری که باید در هنگام ایجاد گزارش پروژه رعایت کنیم عبارت‌اند از:
- اول - استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه
- ددوم - صراحت و شفافیت
- سوم - ایجاد برنامه‌ی زمان‌بندی برای ارائه‌ی گزارش
- چهارم - صحت همه‌ی مطالب جزوبه‌جزو
- پنجم - ترغیب‌کننده‌‌ی بحث
- ششم - درنظر گرفتن نظارت بر پروژه [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
اول - استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه
مهم‌ترین توصیه‌ای که می‌توانیم بدان پایبند باشیم آن است که در تهیه‌ی گزارش مدیریت پروژه از نرم‌افزار مدیریت پروژه بهره ببریم. این ابزارهای نرم‌افزاری بدون شک اجرای کل گردش (اجرای) کار مدیریت پروژه را بسیار آسان‌تر می‌کنند؛ این امر با ابزارهای مورد استفاده در این نرم‌افزارها تحقق می‌یابد که موجب می‌شوند گزارش‌هایی بسیار دقیق، اختصاصی و تولید شده به‌صورت خودکار به ما عرضه شود.
این ابزارها هم‌چنین با مزایای اضافی و خاصی همراه هستند که نمی‌خواهیم آن‌ها را از دست بدهیم [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
دوم - صراحت و شفافیت (Be Direct)
در نوع گزارشی که می‌خواهیم تهیه کنیم براساس میزان دادهها و اجزایی که باید مناسب باشد نیاز داریم محتوای گزارش خود را تا حد امکان، مستقیم و با صراحت و شفافیت ارائه کنیم.
در گزارش پروژه نمی‌خواهیم به جزویات بیش‌تری بپردازیم که برای تأمین اهداف پروژه از ارزش برخوردار نیستند؛ بلکه می‌خواهیم گزارش پروژه‌ی خود را فقط به دادهها و اطلاعاتی محدود کنیم که کاربردی باشند. این امر باعث می‌شود که گردش (جریان) کار تا حد امکان صحیح و کارامد باشد و به مخاطبان گزارش اجازه می‌دهد زمان و تلاش کمی را صرف تفسیر (Interpret) و اجرای (Implement) گزارش‌ها کنند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
سوم - ایجاد برنامه‌ی زمان‌بندی برای ارائه‌ی گزارش (Reporting Schedule)
برنامه‌ی زمان‌بندی (Scheduling) برای ایجاد سیستمی جهت حصول بهره‌وری در زمینه‌ی گردش (جریان) کار تهیه‌ی گزارش پروژه در میان اعضای تیم همکاران از اهمیت برخوردار است. تیم همکاران می‌دانند چه زمانی باید در انتظار گزارش‌هایی کاربردی در مورد کار انجام شده باشند و حتی در چه زمانی، اطلاعاتی را برای تولید گزارش دقیق ارائه دهند [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
چهارم - صحت (Accurate) همه‌ی مطالب جزوبه‌جزو
اگر صحت در گزارش نباشد چه کار باید کرد؟ خطرهای تصمیم‌گیری براساس اطلاعات نادرست قابل‌اندازه‌گیری نیست؛ بنابراین این امر اهمیت دارد که تمام داده‌های ثبت‌شده حفظ شود؛ به‌گونه‌ای که به‌شکل صحیحی (Accurately)، وضعیت پروژه (Project Status) و گردش (جریان) کاری را تا حد امکان نشان دهد.
عقب افتادن از برنامه یا داشتن یک سابقه‌ی بد از گردش (جریان) کلی (Bad Project Workflow Record) در جریان کار پروژه، اعضای خاصی از تیم همکاران را وادار می‌کند تا انحراف کمی (Little Diversions) از صحت گزارش داشته باشند.
ترغیب اعضای تیم همکاران به ارائه‌ی حال‌حاضر و همیشگی اطلاعات صحیح، ما را از بسیاری از موانع و مشکلات
در آینده نجات می‌دهد [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
پنجم - ترغیب‌کننده‌‌ی بحث (Encourage Discussions)
همکاری (Collaboration) در مدیریت پروژه از اهمیت برخوردار است و تهیه‌ی گزارش‌هایی که ارتباطات (Communication) در آن، در فضایی باز (Open Space) انجام می‌شود به‌تنهایی کفایت نمی‌کند. همکاری‌ها در تلاش‌ها برای درک و اِعمال اطلاعات پروژه باید تا حد امکان ترغیب و تسهیل شود [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
ششم - درنظر گرفتن نظارت بر پروژه (Project Supervision)
هم‌چنین داشتن یک مدیر پروژه (Project Manager)، رهبر پروژه (Project Leader) یا مدیر اجرایی پروژه (Project Executive) - که به‌شکل منظمی به نظارت یا پرس و جو در مورد گردش (جریان) کار در پروژه‌های مختلف بپردازد - در تهیه‌ی یک گزارش پروژه از اهمیت برخوردار است. این امر تضمین می‌کند که وقتی این جزویات یا اطلاعات جمع‌اوری‌شده ثبت می‌شوند تهیه‌ی گزارشهای بعدی توسط اعضای تیم همکاران به‌احتمال زیاد از صحت بیش‌تری برخوردار شود.
در مواردی که تناقض (Contradiction) وجود دارد به‌راحتی آن را تشخیص می‌دهیم و اعضای تیم همکاران را تحت کنترل خود نگه می‌داریم و اطمینان حاصل می‌کنیم که گزارش پروژه همواره از صحت برخوردار باشد [لوئنن دانک (Luenendonk)، 2023].
منابع
Belyh, A. (2023). Five Phases of the Project Management Life Cycle (2024 Process Guide).
FOUNDERJAR. Link
Luenendonk, M. (2023). 6 Essential Project Management Reports for Project Managers.
FOUNDERJAR. Link