اهمیت برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) در شرکت‌های مهندسی، ساخت و ساز و احداث و در پروژهها
برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) مستمر یک سازمان تعیین‌کننده‌ی آینده‌ی آن سازمان خواهد بود.
اجازه‌ی ساخت و ساز بدهیم
(Letsbuild)
مترجم: محمد ابراهیم علیمردانی
شرکت فراسازه دج کاوان
برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) (Strategic Planning)، جنبه‌ای حیاتی از مدیریت ارشد در هر سازمان - و در هر صنعتی که فعالیت می‌کند - به‌شمار می‌رود. برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) دربرگیرنده‌ی طراحی مواردی نظیر ذیل است:
- واکنش و رفتار سازمان در یک بازار رقابتی (Competitive Market)
- سازگاری منابع سازمان (Company Resources) در پشتیبانی از آن راهبرد (استراتژی).
برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) مستمر یک سازمان تعیین‌کننده‌ی آینده‌ی آن سازمان خواهد بود. با برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک)، اهداف درازمدت (Goals) سازمان مستند می‌شود و مراحل مورد نیاز برای اقدام تعیین و گام مهمی جهت دستیابی به آن اهداف برداشته می‌شود.
بنا داریم در این مقاله از آگاهی‌های لازم در شناخت اهمیت یک برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) برخوردار شویم و موارد ذیل را تحقق بخشیم:
- سازمان را در مسیر صحیح نگه داریم
- از مسؤولیت‌ها و فعالیت‌های مورد نیاز آگاه شویم
- حوزه‌های بهبود (Improvement) را بشناسیم
- اصلاحات (Corrections) مورد نیاز را اعمال کنیم
- از افتادن در مشکلات و تله‌های اجرایی (Pitfalls) اجتناب کنیم
- همه‌ی فعالیت‌ها برای باقی ماندن در مسیر صحیح را هدایت می‌کند
- موجبات مشارکت در دانش را فراهم می‌آورد
- به ما کمک می‌کند از برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) خودمان برای شرکت مهندسی و ساخت و سازمان برخوردار باشیم.
اهداف درازمدت یک شرکت مهندسی، ساخت و ساز و احداث
در اغلب موارد یک برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) با تعریف بیانیهی چشم‌انداز و مأموریت (Vision and Mission Statement) آغاز می‌شود. یک بیانیهی چشم‌انداز و مأموریت توسط سازمان و اعضای آن به‌عنوان یک دارایی در همه‌ی بخش‌های کوچک و بزرگ سازمان جذب می‌شود.
در حالی که بیانیهی سازمان‌مان را تعریف می‌کنیم در حال بیان ایده‌های‌مان در زمینه‌ی اهداف درازمدت و آرزوهای (Ambitions) سازمان‌مان خواهیم بود. در حال تهیه‌ی پیش‌نویس و ترسیم برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) خواهیم بود و در بیانیهی چشم‌انداز و مأموریت نیز اصلاحاتی انجام خواهیم داد. اما به‌هر حال مجبور هستیم اطمینان یابیم برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک)مان ما را از اهداف درازمدت سازمان دور نمی‌کند.
اهداف درازمدت سازمان‌مان معمولا سوخت برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) محسوب می‌شود. انواع مختلف و بسیاری از اهداف درازمدت را می‌توان در برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) مدنظر قرار داد:
- اهداف سازمانی (Organizational Goals)
- اهداف مالی (Financial Goals)
- اهداف منابع انسانی (Human Resources Goals)
- اهداف رهبری (Leadership Goals)
- اهداف بازاریابی (Markeing Goals)
- اهداف فروش (Sales Goals).
از اهداف درازمدت و رقابتی (Competitive Goals) یک شرکت مهندسی، ساخت و ساز و احداث می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
- ارائه‌ی پروژه‌های بسیار باکیفیت
- انجام به‌موقع پروژه‌های مهندسی، ساخت و ساز و احداث و براساس بودجه‌ی پیش‌بینی شده
- داده‌محور (Data-Driven) بودن
- ایجاد ارتباطی مؤثر بین محل ساخت و ساز (Worksite) و کارگاه با دفتر اداری (Office)
- استانداردسازی سیستم‌ها و فرایندهای مهندسی، ساخت و ساز و احداث
- سرمایه‌گذاری در آموزش مهارت کارکنان و تیم همکاران
- کسب رضایت مشتریان (Customer Satisfaction).
اهداف درازمدت سازمان‌مان تعریف‌کننده‌ی برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) است؛ مواردی نظیر: بیانیهی چشم‌انداز و مأموریت و هر کار دیگری که در پروژه‌ی‌مان انجام می‌دهیم. هرچه اهداف سازمان را در برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) مشخص‌تر بیان کنیم بهتر خواهد بود.
در مسیر «ما بهره‌وری (Productivity) را بهبود می‌بخشیم» متوقف نشویم و دقت بیش‌تری داشته باشیم.
«ما بهره‌وری محل ساخت و ساز (Worksite) را با بهبود ارتباط‌ها از طریق اعمال نرم‌افزار (همکاری مهندسی، ساخت و ساز و احداث) (Construction Collaboration Software)، 50 درصد بهبود می‌بخشیم».
برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) در مهندسی، ساخت و ساز و احداث به چه معنا است؟
برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) در مهندسی، ساخت و ساز و احداث معمولا دربرگیرنده‌ی یک چهارچوب شش مرحله‌ای (Six-Step Framework) است. این چهارچوب، یک مدل مناسب برای همه‌ی سازمان‌ها نیست بلکه یک فرایند توصیه شده است که منافع یکسانی برای تعداد زیادی از شرکت‌های مهندسی، ساخت و ساز و احداث داشته است.
1 - مطالعه‌ی چشم‌انداز و مأموریت سازمان
چشم‌انداز و مأموریت سازمان بیانگر نقطه‌نظر سهامداران و هیأت‌مدیره از فعالیت‌ها و اهداف درازمدت است. با تعریف چشم‌انداز و مأموریت سازمان، یک خط‌مبنای (Internal Baseline) داخلی ایجاد می‌کنیم. شاید سؤال‌های ذیل را از خود مطرح کنیم:
- سازمان و پروژهها چه اهدافی را دنبال می‌کنند؟
- سازمان‌مان در چه زمینه‌ای عملکرد خوبی دارد؟
تمام مزایای سازمان‌مان را فهرست کنیم.
- از چه اهدافی در کسب و کار پیروی می‌کنیم؟
2 - آزمودن محیط کسب و کار (Business Environment) سازمان
عوامل اقتصادی‌ای هستند که بر فعالیت‌های کسب و کار و سایر عوامل تأثیر می‌گذارد به‌خصوص صنعت مهندسی، ساخت و ساز و احداث.
مطالعه و زمینه‌یابی محیط یک کسب و کار (The Business Environment Survey)، فرصت‌هایی (Opportunities) برای انجام پروژه‌های ویژه‌ای را آشکار می‌کند و اشاره‌ی دقیقی به ریسک‌ها (خطرها) است و تهدیدهای (Threats) ممکن را برای فعالیت‌های سازمان نشان می‌دهد. با مطالعه‌ی محیط کسب و کار (Business Environment) یا محیط بازار (Market Environment) و روندها (Trend)، یک خط‌مبنای سالم و بیرون‌سازمانی (A Healthy External Baseline) ایجاد می‌کنیم.
- کدام عوامل بیرونی (External Factors) بر کسب و کار مهندسی، ساخت و ساز و احداث اثر می‌گذارند؟
- چه عوامل دینامیک (پویایی) بازار (Market Dynamics) وجود دارند که قابل‌‌شناسایی هستند؟
- جعیت‌شناختی (Customer Demographics)، رفتار (Customer Behaviours)، نیازها (Customer Needs) و سایر متغیرهای مرتبط با مشتریان (Customres) - که در تصمیم‌گیری‌ها به ما کمک می‌کنند - چیست‌اند؟
- چه متغیرهای رقابتی‌ای (Competitive Variables) را می‌توان تجزیه و تحلیل (Analyse) کرد؟
3 - تجزیه و تحلیل منابع سازمان (Analysing Organizational Resources)
عمده‌ترین منابع در مهندسی، ساخت و ساز و احداث عبارت‌اند از:
- ظرفیت مهندسی، ساخت و ساز و احداث (Construction Capacity)
- سیستم تدارکات (The Procurement System)
- سیستم بازاریابی (The Marketing System)
- سازماندهی (Organisation)
- کارکنان (Personnel)
- امور مالی (Finances)
- دانش (Knowledge).
بعد از شناسایی عمده‌ترین منابع، نقاط‌قوت (Strengths) و نقاط‌ضعف (Weaknesses) تعریف می‌شود.
- تکیه بر منابع سازمان، چه مواردی موجب بهتر شدن سازمان می‌شود؟
-
چگونه می‌توانیم نواوری (Innovation) داشته باشیم؟
4 - توسعه‌ی راهبردها (استراتژی‌ها) (Developing Strategies)
یک راهبرد (استراتژی) با تعیین نقشه‌ای از حوزه‌های فعالیت‌های ممکن و متنوع توسعه می‌یابد و ممکن است منجر به اعمال راهبردها (استراتژی‌هایی) شود که باید با توجه با بازار (Particular Market) و شرایط ویژه‌ی سازمان (Particular Company Conditions) و منابع سازمانی اصلاح شود.
در انتخاب بهینه‌ترین راهبردها (استراتژی‌ها) و در اِعمال آن اساسا باید از تجزیه و تحلیل هزینه‌ها و منافع بهره‌برداری شود.
- کدام شرایط بازار (Market Conditions) و سازمان (Company Conditions) باید مدنظر قرار گیرد؟
- فعالیت‌ها باید براساس چه نظم منطقی (Logical Order) تحقق یابد؟
- هر فردی باید چه کاری انجام دهد؟
5 - همراستایی (Aligning Strategies) و اعمال راهبردها (استراتژی‌ها) (Executing Strategies)
برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) موجب ایجاد تعادل (Balance) در عملیات درازمدت و کوتاه‌مدت و تحقق چشم‌انداز و مأموریت سازمان می‌شود. مهم آن است که واقعا با برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) در هر سطحی و در هر فرصت ممکنی ارتباط برقرار کنیم.
ارتباط با مقاطعه‌کاران (Subcontractors) نیز باید در راستای راهبردها (استراتژی‌ها) باشد. ذینفعان (Stakeholders) و تیم‌های همکاران باید در مورد نقش‌های‌شان از آگاهی برخوردار باشند و باید به‌خوبی ایفای نقش کنند و در اِعمال برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) تصمیم‌های مناسبی اتخاذ کنند.
- جهت پشتیبانی (Support) از دیگر اقدام‌ها به چه مراحلی نیاز داریم؟
- جهت پشتیبانی از اقدام‌های مورد نیاز و برداشتن گام‌های جدید (Millestones) آیا از کارکنان مناسبی برخوردار هستیم؟
- قبل از تحقق یک هدف درازمدت باید چه فعالیت‌‌هایی تحقق یابد؟
6 - بررسی (Review)، اندازه‌گیری (Measure) و اصلاح (Modify)
برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) منجر به فرایندها (Strategic Processes) و سیستم‌هایی (Strategic Systems) می‌شود ارزشیابی (Evaluated) و اندازه‌گیری (Measured) خواهند شد. باید از بعضی از فرایندها و سیستم‌ها، درس گرفته شود و استانداردسازی شوند و بعضی باید اصلاح (Adjust) شوند.
اهمیت برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) در مهندسی، ساخت و ساز و احداث
برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) جهت تعیین مسیر یک شرکت مهندسی، ساخت و ساز و احداث امری اساسی تلقی می‌شود. یک برنامه‌ریزی خوب راهبردی (استراتژیک) بر تلاش و اطمینان از این امر بنا نهاده می‌شود که ذینفعان و اعضای تیم پروژهها به‌سمت تحقق یک هدف مشترک درازمدت قدم برمی‌دارند.
- برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) اطمینان می‌دهد که همه‌ی فعالیت‌ها، منطقی و برنامه‌ریزی شده هستند و در ارائه‌ی مؤثر پروژهها و فرایندهای استاندارد مهندسی، ساخت و ساز و احداث مشارکت می‌کنند.
- یک برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) با همه‌ی منابع سازمان جهت کسب نتایج بهینه همراستا است.
- برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) به اولویت‌بندی نیازهای مالی (Prioritise Financial Needs) مبادرت می‌ورزد.
- برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) برای یک بنگاه مهندسی، ساخت و ساز و احداث، مزیت رقابتی (Competitive Advantage) ایجاد می‌کند.
- برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) موجب ایجاد تعهد (Engagement) در ذینفعان (Stakeholders) و تیم‌های پروژهها (Project Teams) می‌شود و باعث ایجاد ارتباط مؤثر آنان با آن‌چیزهایی می‌شود که باید محقق شوند.
- برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) به مدیریت و کاهش ریسک (خطر) کمک می‌کند.
برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) به ما در تحقق موارد ذیل کمک می‌کند:
- تجزیه و تحلیل ریسک‌ها (خطرهای) مهندسی، ساخت و ساز و احداث و هم‌چنین ریسک‌ها (خطرهای) کسب و کار (Analyse Potential Construction and Business Risks)
- اِعمال شاخص‌های کنترل ریسک (خطر) در سطح کسب و کار (Business) و در محل ساخت و ساز (Worksite)
- حذف عدم قطعیت‌ها (Uncertainities)
- مدنظر قرار دادن چگونگی کاهش آثار ریسک (خطر) (Mitigate the Impact of Risks) در صورت وقوع.
اهداف برنامه‌ریزی مهندسی، ساخت و ساز و احداث
اهداف برنامه‌ریزی مهندسی و ساخت و ساز، حول مدیریت اساسی و ایجاد تعادل در سه جنبه قرار دارد:
- چشم‌انداز (Scope)
- زمان (Time)
- و هزینه (Cost).
برنامه‌ریزی مهندسی، ساخت و ساز و احداث (Construction Planning) حقیقتا یک فرایند مستمر محسوب می‌شود که در زمان صحیح (Real Time) و با پیشرفت پروژه‌های ساخت و ساز و احداث باید بازبینی (Revise) و اصلاح (Modify) شود.
یک برنامه‌ریزی خوب ساخت و ساز و احداث بدون مصالحه در مورد کیفیت پروژه‌ی ساخت و ساز باید در محدوده‌ی چشم‌انداز (Scope)، هزینه (Cost) و زمان‌بندی (Scheduling) تعیین شده باشد (شکل 1).
شکل 1 - مثلث مدیریت پروژه.-
جهت برقراری موازنه بین چشم‌انداز، هزینه، زمان‌بندی و کیفیت (متغیرهای مثلث مدیریت پروژه) (Project Management Triangle)، اهداف حاشیه‌ای دیگری نظیر ذیل را می‌توان مطرح کرد تا موجب مشارکت در این موازنه شود و اهداف خاصی از برنامه‌ریزی پروژه را دربرگیرد:
- برنامه‌ریزی ساخت و ساز باید هر فعالیتی را در تمام فرایند پروژه‌ی مهندسی، ساخت و ساز و احداث دربرگیرد.
- در برنامه‌ریزی ساخت و ساز باید روش‌های مهندسی، ساخت و ساز و احداث (Construction Methods) تعریف شده باشد.
- ببرنامه‌ریزی ساخت و ساز باید ترسیمی از ماشین‌الات و تجهیزات مهندسی، ساخت و ساز و احداث باشد که برای اجرای پروژه مورد نیاز است.
- برنامه‌ریزی ساخت و ساز باید دربرگیرنده‌ی اجزای تدارکات (Procurement) از همه‌ی موارد مورد نیاز باشد.
- برنامه‌ریزی ساخت و ساز هم‌چنین باید دربرگیرنده‌ی اجزای منابع انسانی و مهارت‌های کارکنان باشد.
- برنامه‌ریزی ساخت و ساز هم‌چنین باید دربرگیرنده‌ی همه‌ی اسناد و نقشه‌های مورد نیاز باشد.
- برنامه‌ریزی ساخت و ساز هم‌چنین باید دربرگیرنده‌ی برنامه‌ریزی مالی (Financial Planning) باشد و در عین حال با همه‌ی فعالیت‌های ساخت و ساز یکپارچه‌سازی شده باشد.
نتیجه‌گیری
اکنون که در مورد برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) از ایده‌های شفافی برخوردار شدیم و از اهمیت آن در بهبود نتایج ساخت و ساز و رشد کسب و کارهای مهندسی و ساخت و ساز و احداث آگاهی یافتیم اکنون زمان تدوین برنامه‌ریزی راهبردی (استراتژیک) سازمان‌مان فرارسیده است. کار ساده‌ای نیست اما نقشه‌ی راهی به‌سمت موفقیت عظیم تلقی می‌شود.
بدین‌ترتیب آموختیم که چگونه می‌توانیم پروژهها را به‌شکلی صحیح و با اعمال صحیح به مرحله‌ی اجرا برسانیم و نهایتا پروژه‌های بیش‌تری را در سبد ایده‌ها (Portfolio) مطرح کنیم.
منابع
A(2023). Revealed: The Importance of Strategic Planning in Construction Companies and Projects. LetsBuild. Link