مدیریت زمان (سخنرانی گردهمایی نهم به‌شماره‌ی 6)

بسم‌اله الرحمن الرحیم

از جلسه‌ی گردهمایی قبلی تا الآن، چند همکار به ما اضافه شده‌اند. برای این‌که دوستان آشنایی پیدا کنند این دوستان عبارت‌اند از:

الآن مهم‌ترین کاری که روی میز این تیم معماری است با همکاری خانم مهندس رزاقی‌فرد، بحث طراحی سرای محله‌ی ده ونک است. امیدواریم که کار خیلی فاخری در پروژه‌ی ده ونک انجام و ماندگار شود.

به‌غیر از آن، خیرمقدم به سرکار خانم مهندس ابیات می‌گویم. ایشان در پروژه‌های صنعتی در استان کرمان و در پروژه‌های معدنی، بحث HSE‌ را به‌عهده داشته‌اند و تجربه‌های خیلی‌خوبی را در زمینه‌ی ایمنی و بهداشت دارند که افتخار داریم از تجربه‌های‌شان در شرکت در پروژ‌های منطقه‌ی 3 و گلابدره بهره ببریم. از ایشان خواهش کردیم به جمع ما بیایند و هم با شرکت بیش‌تر آشنا شوند و بتوانیم از وجودشان بیش‌تر بهره ببریم.

همان‌طور که می‌دانید می‌گویند پیشگیری بهتر از درمان است ... در این عکس‌هایی که نشان داده می‌شد مشاهده می‌کردم که خانم مهندس ابیات دارند حرص می‌خورند. از لحاظ بحث‌های HSE عکس‌های خیلی بدی بود. حتی این قدر هنر نداریم که عکس‌ها را از یک زاویه‌ای بگیریم که بد نیافتد ... به‌گونه‌ای که کارگاه افتضاح بود.

ببینید هر رشته‌ای که در دانشگاه تأسیس شده است یک نیاز را پاسخگو بوده است. رشته‌های معدن، مهندسی‌ها، پزشکی‌ها، حسابداری و ... یک نیاز بشر وجود داشته است بشر در گذر زمان متوجه شده است که این رشته هم به‌درد می‌خورد. یکی از رشته‌هایی که به بحث‌های HSE‌ می‌پردازد فوق‌العاده مهم است که بچه‌های ما یک مقداری در این مباحث حقیقتا ضعیف هستند. فقط هدف‌شان این است که کار انجام شود. رعایت HSE را دقت نمی‌کنند و شرکت بعضی‌اوقات تاوان این امر را هم داده است و غیر از مسائل حقوقی و مالی که پیش می‌آید این مسائل انسانی‌اش هم خیلی مهم است که ما باید دقت کنیم ... به‌هر حال گفتم که یک باب آشنایی خدمت دوستان داشته باشیم.

مطلب بعد هم دو نکته‌ی کوچک یادداشت کرده‌ام در مورد صحبت‌های امیرحسین سلیمی که مهرماه وارد کلاس هشتم می‌شود. در تابستان مقداری در شرکت به ما کمک کرد. دیدیم که خیلی خوش سلیقه است. می‌دانید که امیرحسین پسر آقای مهندس سلیمی هستند و در تابستان یک مقداری کمک کردند و ما از ایشان خواهش کردیم که بیایند و در گردهمایی چند دقیقه‌ای در یک موضوعی صحبت کنند.

مواردی که در شرکت‌های پیشرو که عمدتا کشورهای غربی هستند اخذ می‌شود مخصوصا در حوزه‌ی منابع انسانی، یک مقداری ممکن است بعضی پارامترهای‌اش مورد قبول ما نباشد. ولی خوب به‌شکل آزادانه می‌آیند و از آن‌ها صحبت به‌میان آورده می‌شود. شما ممکن است قضاوت کنید. ممکن است بعضی از این حرف‌ها اشتباه باشد؛ می‌خواستم به این نکته شما را توجه بدهم. هر چیزی که روی این صفحه می‌آید چیزی نیست که حقیقتا و یقینا درست است. یک مطالعه‌ای است که انسان هم که سرتا پا ممکن است اشتباه داشته باشد و ممکن است اشتباه باشد. بیست سال دیگر ممکن است همه‌ی این موارد نقض شود. ممکن است بگویند این موارد چه بوده است؟! اراجیف به مردم تحویل داده‌اید؛ الآن حرف جدید این است.

در مورد پنج تا شیطان، اسمی که نویسنده‌ی کتاب انتخاب کرده است در مورد شیطان اول می‌خواستم توضیحی ارائه بدهم. چون من برداشتم متفاوت بود. چیزی که آقا امیرحسین ارائه دادند یک مقدار متفاوت‌تر بود. من این موضوع را به‌صورت مطالعه‌ی موردی (Case Study) خدمت‌تان ارائه می‌دهم.

من یک دوستی دارم که بعضی از بچه‌ها می‌شناسند: آقای دکتر مثنوی ... ایشان فارغ‌التحصیل دانشگاه شیراز بوده است و زمانی که انقلاب می‌شود ایشان فوق‌لیسانس‌اش در رشته‌ی پتروشیمی را گرفته بوده است. پروژه‌ای در اطراف شهر شیراز مطرح بوده که تولید صنایع پایین‌دستی پتروشیمی محسوب می‌شده است ... و این پروژه برای اسراییلی‌ها بوده است. زمان شاه قرار بوده است که بسازند ... انقلاب می‌شود و اسراییلی‌ها می‌روند و تبدیل به یک پروژه‌ی نیمه‌کاره با یک‌سری کارمند می‌شود ... خوب این بحث مطرح می‌شود که چه کسی برود و این پروژه‌ی نیمه‌تمام را انجام دهد. یکی از مهندسان جوانی که متدین و اهل دیانت بود و مورد تأیید نظام بوده است را مأمور می‌کنند که این پروژه را انجام دهد ... و خودتان می‌دانید که پروژه‌های پتروشیمی عمدتا یک رآکتوری دارد که اگر این با یک‌صدم درصد اشتباه شود رآکتور منفجر می‌شود و محاسبه‌های خیلی دقیق دارد ... ایشان این مسؤولیت را می‌پذیرد و بنا بود ساختمانی را بسازد. بنا بود با چه افرادی این کار را انجام دهد؟! با افرادی که یکی منافق است (اگر بخواهم توضیح دهم خیلی طولانی است)؛ یکی نماز می‌خواند؛ دیگری نمی‌خواند ... یک شلم شوربایی ... مثلا آن مدیری که آن‌جا بوده است منشی‌ای که انتخاب کرده بود می‌گفت باید قیافه‌اش این‌گونه باشد؛ قدش کم‌تر از این نباشد ... با این دیدگاه، افراد را استخدام کرده بودند ... حالا با آدم دیگری مواجه شده بودند ... ایشان می‌گوید: «با خود گفتم اگر این آدم‌ها را عوض کنم پروژه‌ام می‌ماند لذا با همان آدم‌ها کار کردم ... زیرا تکنولوژی پروژه را نداشتیم و دست اسراییلی‌ها بود و داشتند کار می‌کردند. ولی از آن دانش مهندسی و محاسباتی‌ کمک گرفته است و با این تیم، این پروژه را به‌اتمام رسانده است. همین نئوپان و تیم شموشک که شنیده‌اید این خرده‌چوب‌ها را - که به آن چسب می‌گوییم - در آن پروژه تولید می‌شد و تریلی‌تریلی از شرایط صادر می‌شده است و کشور صاحب یک تکنولوژی کوچک شد.

به‌عبارت دیگر، اگر کشور بخواهد رشد کند قرار نیست که یک اتفاق عظیمی بیافتد. من و شمایی که داریم کار می‌کنیم باید یک‌سری کارهای درست و خرد و کوچک انجام دهیم تا کشورمان تغییر کند. قرار نیست یک‌دفعه یک معجزه اتفاق بیافتد و کشور آباد شود. آبادانی به‌زحمت به‌دست می‌آید. اگر کشورهای صنعتی هم الآن رشد کرده‌اند زحمت کشیده‌اند. بدون زحمت چیزی به‌دست نمی‌آید.

به‌هر حال این‌که می‌گوید مذهب و ... در واقع می‌گوید این موارد را با کارت درنیامیز! ممکن است کارگری شیعه باشد و کارگری سنی ... الان در کارگاه‌ها این‌گونه است. اگر بخواهند بیایند و با هم بجنگند کار می‌ماند. آن مسائل نژادی، جنسیتی، قومی، قبیله‌ای و ... باید بیرون کارگاه باقی بماند و در عین حال یک تیم هستیم که همگی با هم داریم کار می‌کنیم ... من برداشت‌ام این بود ولی احساس کردم متونی که هست درست مطالب را ارائه نکرده است.

مطلب بعدی هم در مورد صحبت مهندس سلیمی آن است که برای این‌که بتوانیم رتبه‌ی‌مان را حفظ کنیم احتیاج به یک‌مقدار کار داریم. اگر کار نکنیم رتبه‌ی‌مان تمدید نمی‌شود؛ رتبه‌ی دو ما به‌جای این‌که یک بشود به سه می‌رسد. رتبه‌ی سه، چهار می‌شود. این‌گونه است؛ یعنی فکر نکنیم الآن یک رتبه‌ای داریم می‌توانیم قاب‌اش بکنیم و به دیوار بزنیم. باید دایما در حال حرکت باشیم تا این رتبه‌ای که داریم را ببتوانیم نگه داریم. اگر بخواهیم در دوره‌های بعد ارتقا بدهیم باید باز هم کار مضاعف انجام دهیم... این خلاصه‌ی بحث آقای مهندس سلیمی بود. حالا به‌لحاظ کار شاخص‌اش، به‌لحاظ کارهایی که باید انجام بگیرد؛ به‌لحاظ هیأت‌مدیره، به‌لجاظ توان مالی ... که بیش از 18 سال است که در خدمت مهندس سلیمی هستیم و از اول، بحث رتبه را با هم داشته‌ایم و الآن به‌راحتی می‌توانند بحث رتبه را برای شرکت‌های پیمانکاری تدریس کنند.

یک صلوات بفرستید.

عرض به حضورتان که در گردهمایی قبلی، به دو مسأله اشاره کردیم که در همین برگه‌هایی که خدمت شما هست در زیر صفحه‌ی اول با دو بیضی آمده است. اگر این بیضی‌ها را دقت کنید ما در بحث توسعه‌ی فردی، دو مسأله داریم؛ ما اگر می‌خواهیم خودمان را رشد دهیم دو بحث مطرح می‌شود:

بیضی‌ای که در سمت چپ هست را در جلسه‌ی قبل توضیح دادیم که خلاصه‌اش را آقای مهندس محمدابراهیم علیمردانی زحمت کشیدند و ما تقدیم‌تان کردیم ... و گفتیم که مدیریت زمان، یک پیش‌نیازی دارد که اول‌اش مدیریت بر خود است. یعنی اگر بر خودم مدیریت نکنم نمی‌توانم مدیریت بر زمان بکنم. حتی گفتیم یک آدمی ممکن است صبح تا شب بدود ولی این به‌معنای استفاده از زمان نیست. چون دارد الکی می‌دود. نمی‌داند برای چه دارد می‌دود. فقط هی می‌رود و می‌آید. خودش را فرسوده می‌کند. من اول باید بتوانم مدیریت بر خود بکنم که گفتیم این مدیریت بر خود یک بحث انضباط بر ذهن و انسجام ذهن دارد که اگر انسجام ذهن نباشد آن انضباط فکری را نمی‌آورد؛ این‌که من یک فکر منضبطی داشته باشم؛ فکر نتیجه‌گرا داشته باشم که حالا بتوانم با این افکار میزان و آماده برای خودم برنامه‌ریزی بکنم ... این موارد را در جلسه‌ی قبل توضیح دادیم.

اکنون می‌خواهیم در مورد مدیریت زمان صحبت کنیم. مدیریت زمان به چه معنایی است؟ در مورد اهمیت زمان در منابع دینی هم در قرآن که به عصر قسم خورده است و الی ماشاء‌اله احادیث از ائمه و پیامیر(صلی‌‌اله علیه و آله) داریم که اولین جلسه که شروع کردیم حدیثی را از حضرت امیر(علیه‌السلام) خواندیم ... کسی یادش هست؟ مفهوم‌اش را هم بگویید کافی است؛ عربی‌اش را نمی‌خواهیم. این حدیث را در گردهمایی اول گفتیم. بعضی‌ها نبودند. حضرت امیر(علیه‌السلام) فرمود: «روزهای شما، ورق‌های عمرتان است». یعنی هر روز یک ورق بزنید یک روزی هم تمام می‌شود. این حدیثی گرانبها از حضرت امیر(علیه‌السلام) است.

الآن هم یک حدیث دیگری هست که می‌فرمایند: «إنَّ عُمرَكَ وَقتُكَ الّذي أنتَ فيهِ» (غررالحکم، 3431) «عمر تو همان زمانى است كه در آن به‌سر مى‌برى». یعنی همین الآن جزو عمرمان است که داریم آن را طی می‌کنیم ... در یک حدیث دیگرمی‌فرماید: «اِحذَرُوا ضِیاعَ الاَعمارِ فیما لایَبقى لَکُم فَفائِتُها لایَعُودهِ» (غررالحکم، 2618) «از تباه شدن عمرها در چیزى که برای‌تان باقى نمى‏ماند حذر کنید؛ چرا که عمر رفته باز نمى‏گردد» ...

ببینید من یک مثال کوتاه بزنم؛ شما دارایی‌تان چیست؟ مثلا یک میلیون تومان پول ... اگر این یک میلیون تومان پول را دادید و چیزی در قبال آن نگیرید و طرف بگوید یک میلیون تومان را به من بده و من چیزی به شما نمی‌دهم ... قبول نمی‌کنید. وقتی این دارایی‌ات را می‌دهی به‌دنبال این امر هستید که در ازای‌اش دارایی به‌دست آورید. مثلا یک ساعت ... یعنی ذهن‌‌مان عادت کرده است که یک‌چیزی می‌دهیم یک‌چیزی در ازای‌اش بگیریم. من این دارایی‌ام را دادم؛ مثلا ده میلیون تومان پول و در ازای‌اش یک ساعت گرفتم. در ازای‌اش یک دارایی کسب کردم. من الآن این ساعت را دارم ...

ولی وقتی نسبت به عمرمان داریم می‌دهیم حاضر نیستیم چیزی بگیریم. این نقطه‌ضعف ما است که عمرمان را می‌دهیم چیزی در قبال‌اش نمی‌گیریم و در عین حال عین خیال‌مان هم نیست ... و مهم‌ترین متاع زندگی‌مان را داریم می‌دهیم و در ازای‌اش چیزی نمی‌گیریم ... درست است؟ و ناراحت هم نمی‌شویم. ولی اگر کسی یک میلیون تومان از ما بگیرد و چیزی به ما ندهد دو روز فقط دعوا می‌کنیم.

مدیریت زمان - که خیلی هم مشهور شده است - یک نام‌گذاری اشتباه است. دکتر الکس مکنزی (Dr. Alec Mackenzie) به ما این‌گونه گفته است. زیرا واقعا نمی‌توان زمان را به‌روش مدیریت دیگر منابع نظیر موارد ذیل مدیریت کرد. مثلا می‌خواهیم در کارگاه، مدیریت ماشین‌آلات کنیم. مثلا مدیریت مالی بکنیم. می‌توانیم مثلا وام بگیریم و اگر یک میلیارد تومان در حساب شرکت است یک میلیارد تومان هم وام بگیریم و دو میلیارد کنیم. می‌توان آن را زیاد یا کم کرد یا تغییر داد ...

ولی عمر را نمی‌توان کم و زیاد کرد یا تغییر داد. در مورد زمان نمی‌توان این‌گونه عمل کرد. الآن که طی می‌شود طی شده است. پس اگر بخواهیم عبارت درست‌تری بگوییم نباید از مدیریت زمان استفاده کنیم. بلکه باید بگوییم مدیریت خود در زمان ... مدیریت زمان چیست؟ زمان را که نمی‌توان مدیریت کرد؛ ماشین‌آلات که نیست که بخواهیم راه‌سازی کنیم و بگوییم دو غلطک کم است چهار غلطک نیاز است. پنج تا کم است ده تا بیاوریم ... پس برمی‌گردد به خودمان. به‌همین خاطر است که به پیش‌نیازی که جلسه‌ی قبل ارائه کردم نیاز است.

پس ما می‌توانیم چگونگی بهره‌برداری از زمان را کنترل کنیم ... که این یک ساعت را دادم چه به‌دست آوردم؟ بهره‌برداری‌ام از آن چه شد؟ این یک ساعتی که در این مجلس نشستیم اگر چیزی برای‌مان نداشته باشد فایده‌ای نداشته است. این همه انرژی صرف کردیم و رفت و آمد و نشست و برخاست داشتیم. در ازای آن، چه‌چیزی نصیب‌مان شد؟ یعنی باید از خود مطالبه‌گری داشته باشیم. این یک ساعتی که دادیم چه‌چیز نصیب‌مان شده است؟

دلیل اصلی‌ش هم آن است که هیچ‌چیز جای زمان را نمی‌گیرد. جایگزینی ندارد. نمی‌توانیم زمان خلق کنیم. در هر لحظه‌ای که داریم زندگی می‌کنیم باید ببینیم که این زمان‌مان را چگونه داریم صرف می‌کنیم. مثل پول خرج کردن است. انگار یک مقدار پول تو جیب‌مان داریم و به بازار می‌رویم. چقدر در خرج کردن وسواس به‌خرج می‌دهیم. اگر منابع‌ات محدود باشد و به‌هر میزان که این‌گونه باشد با خود می‌گوییم این را نخرم و از این خرید کنم. بعضی‌اوقات تا ته خرید هم می‌رویم؛ دقت می‌کنیم. به فروشنده می‌گوییم: «بگذار این باشد می‌روم و برمی‌گردم ...». چون می‌خواهیم یک فرصت دیگری را از خود نگیریم. می‌گوییم این پول در جیب‌مان است؛ خرج می‌شود. لذا این پیراهن را می‌خریم و می‌رویم جلوتر یک‌جا از پیراهن دیگری بهتر خوش‌مان می‌آید آن‌موقع دیگر پولی برای خرید نخواهیم داشت.

دو تا راه داریم. الآن یک دقیقه پیش‌روی‌مان است؛ یکی این‌که آن را صرف کنیم. صرف یک کار درست کنیم یا هدر دهیم. این خلط مبحثی که در ذهن‌مان شکل می‌گیرد ما را گیج می‌کند. می‌خواهم شفاف با شما صحبت کنم. هر لحظه‌ای که پیشرو داریم یا داریم هدر می‌دهیم یا داریم صرف کار درست می‌کنیم. حالت سوم ندارد. وسط هم ندارد.

همه زمان یکسانی دارند. در یک دقیقه، 60 ثانیه وقت دارند؛ یک‌ساعت‌شان، 60 دقیقه است؛ یک روزشان 1440 دقیقه است. یک‌سال‌شان 525.600 دقیقه است ... حالا یک سؤال دارم؟ یک اصل کلی داریم این‌که هر کلی از یک‌سری جزو تشکیل یافته است. یک کیکی را که می‌‌بریم چند بخش می‌شود. تولد است می‌بریم 16 قسمت می‌شود. وقتی مهمان بیش‌تر باشد کیک را بیش‌تر قسمت می‌کنیم یا ممکن است به‌تعداد کم‌تری ببریم. سؤال آن است که واحد عمر شما چیست؟ دقیقه است ثانیه است یا ساعت یا روز یا هفته یا ماه یا فصل یا سال؟ چه کسی می‌تواند به این سؤال پاسخ بگوید که واحد عمرش چیست؟

جناب فقیهی: «براساس کاری که می‌خواهد انجام شود متفاوت است».

یعنی آن واحدی که می‌خواهد هدر رود دقیقه است ثانیه است یا ساعت یا روز یا هفته یا ماه یا فصل یا سال؟ آن‌قدرش که صرف می‌شود با کدام واحد می‌توان سنجید؟

یکی از حضار: «لحظه».

«لحظه» تعریف‌اش یک‌پنجاهم ثانیه است. یعنی وقتی از لحظه صحبت می‌کنیم یعنی یک‌پنجاهم ثانیه برای‌مان ارزش دارد ... اشکال ندارد برای شما لحظه اهمیت دارد.

یکی دیگر از حضار: «برای من، روز واحد زمان است».

یعنی یک روز را درک می‌کنید؛ با خود می‌گویید یک روز رفت.

علی رشیدی: «دم و بازدم».

دم و بازدم یعنی ثانیه؟ ... بعضی‌ها واحد زمان خوردن‌شان، دم و بازدم است.

جناب نصیری‌فر بفرمایید واحد عمرتان چیست؟ دقیقه، ساعت، روز یا هفته ...

جناب نصیری‌فر: «هفته».

الآن در گروه می‌گذاریم. هفته‌ی چندم هستیم؟

رامین اشتری: «هفته‌ی27ام».

هفته‌ی 28ام که می‌شود می‌گوییم: یک هفته گذشت ... در زندگی و عمرمان چه کار کرده‌ایم؟ ... آیا تغییری در زندگی داشته‌ایم؟

یکی از حضار: «واحد برای من، سال است».

سال است؟ امسال چه کار کرده‌ایم؟ ... به‌هر حال واحد عمر است. هر کسی واحد عمرش را برای خودش بنویسد و مقایسه کند.

جناب زارع‌نژاد: «به‌نظر اینجانب عمر یک سرمایه است. هرچقدر سرمایه بیش‌تر داشته باشد واحدش بزرگ‌تر است. هر چقدر این سرمایه کم‌تر باشد واحدش کم‌تر است. مثلا کسی که سرمایه‌اش میلیاردی است دیگر صد و هزار تومان واحد پولش نیست. واحد زندگی بستگی به برداشت ما دارد. چون عمر را زیاد می‌بینیم واحدش را بزرگ‌تر درنظر می‌گیرم. هرچه عمر را قدر بدانیم واحد اندازه‌گیری‌اش را کم‌تر درنظر می‌گیریم».

خیلی هم عالی! به‌هر حال همه‌ی این موارد را در نظریه می‌توانیم تجزیه و تحلیل و درک کنیم. اما عمل و آن شیاطینی که آقا امیرحسین اسم بردند مانع می‌شوند.

بچه‌ها به این مورد دقت کنیم که اگر در این جلسه که نیم ساعت تا چهل دقیقه طول کشید به این نتیجه برسیم که دایما در زمینه‌ی عمر و وقت‌مان بر سر یک دوراهی قرار داریم که یا دارم هدر می‌دهم یا دارم صرف می‌کنم هدر دادن یا صرف کردن با آن مقیاس ثانیه به ثانیه، دقیقه به دقیقه و ... آن موقع نتیجه گرفته‌ایم. می‌توانم بنشینم و بگویم مطلب تمام شده است.

ولی یک نموداری را این‌جا داریم:

اگر بخواهیم از وقت، درست استفاده کنیم باید چه کار کنیم؟ باید برنامه‌ریزی داشته باشیم. همین‌جوری نمی‌توانم از وقت، درست استفاده کنم. یک اصول پنج‌گانه‌ای دارد:

اول فهرست کارها را مشخص کنیم؛ این‌که امروز چه کارهایی باید انجام دهیم ... سپس یک زمان به کارها بدهیم؛ این‌که این کارها چقدر طول می‌کشد ... بعد یک وقت آزاد هم باید بگذارم؛ چون در مرحله‌ی تخمین ممکن است دچار اشتباه شده باشم ... بعد باید اولویت‌بندی کنم که اکثرا در این نقطه، ضعف داریم ... بعد باید بازرسی کنم؛ این‌که کجا اشتباه کرده‌ام. چقدر انجام داده‌ام؛ چه میزان انجام نداده‌ام. برای چه انجام نشده است.

اگر دارم وقت‌ام را هدر می‌دهم:

آگاهانه عمدتا نفسانی است. تنبلی می‌کنم؛ پشتکار ندارم؛ خودانضباطی ندارم و ...

ولی یک بخشی از آن ممکن است ناآگاهانه باشد. یعنی من آموزش ندیده‌ام؛ دقت نداشته‌ام و ... لذا می‌توانم خودم را تغییر دهم ... قسمت ناآگاهانه مثل چه‌چیزی؟

پس از اصول پنجگانه‌ی مدیریت صحبت کردیم. خدا وکیلی چه کسی شب قبل برنامه‌ریزی می‌کند که فردا چه کار بکند؟ اگر سؤال کنیم ممکن است بگوییم همه این‌کار را می‌کنیم ولی وقتی به کارگاه مراجعه کنیم و برنامه‌ای که شب قبل برنامه‌ریزی کردیم را بخواهیم ممکن است چیزی حاصل‌مان نشود.

حالا فرض کنیم برنامه نوشته‌ایم و تخمین صحیحی برای زمان انجام امور زده‌ایم ... آیا وقت آزاد برای خودمان درنظر گرفته‌ایم؟ اولویت‌بندی‌ها را دراورده‌ایم؟ کدام کار واجب‌تر است؟ کدام کار را اول انجام دهیم؟ غروب نشسته‌ایم حساب و کتاب بکنیم که مثلا این‌کارهایی که نوشته بودم کدام‌یک را انجام داده‌ام؟ کدام‌یک انجام نشد؟ چرا انجام نشد؟ تحلیل کنیم؟ خودمان را اصلاح کنیم؟

چند برگه خدمت‌تان داده‌ایم تا فعالیت‌های فردای‌تان را یادداشت کنید. به‌ترتیب اولولیت و از پشت آن استفاده کنید و یک‌سری فعالیت که فردا دارید را در عرض پنج دقیقه بنویسید. این‌که فردا چه کارهایی داریم؟ نمی‌خواهیم این برگه‌ها را جمع کنیم بلکه پیش خودتان می‌ماند. راحت باشید. الآن غروب است و خسته شده‌ام. می‌خواهم برای فردا برنامه‌ریزی کنم و این برگه را می‌توانیم در گروه بگذاریم برای خودتان استفاده کنید. از دست هم نگاه نکنید. کسانی که قلم ندارند وقت‌شان در حال اتلاف است.

این برگه را در گروه می‌گذاریم می‌توانید برای هر روزتان استفاده کنید. سعی کنید هفت الی هشت کار باشد. چون موضوع، اولویت‌بندی است و با یک کار معنا پیدا نخواهد کرد. اول پشت برگه بنویسید و بعد اولویت‌بندی کنید و به روی برگه منتقل کنید. اولویت به‌معنای این نیست که اول انجام شود. ممکن است کار دارای اولویت، اول صبح انجام نشود؛ بلکه به ساعت 10 صبح موکول شود. نمی‌خواهیم از صبح تا شب برنامه‌های‌تان را به‌ترتیب انجام بنویسید. یک، مهم‌ترین است؛ به‌طوری که کار دیگر را نتوانید در برگه به موقعیت یک انتقال دهید ...

آن‌هایی که یک کار نوشته‌اند دست‌شان را بالا ببرند.

آن‌هایی که دو کار نوشته‌اند دست‌شان را بالا ببرند.

آن‌هایی که سه کار نوشته‌اند دست‌شان را بالا ببرند.

آن‌هایی که چهار کار نوشته‌اند دست‌شان را بالا ببرند.

آن‌هایی که پنج کار نوشته‌اند دست‌شان را بالا ببرند.

آن‌هایی که شش کار نوشته‌اند دست‌شان را بالا ببرند.

آن‌هایی که هفت کار نوشته‌اند دست‌شان را بالا ببرند.

آن‌هایی که هشت کار نوشته‌اند دست‌شان را بالا ببرند.

الآن می‌خواهیم در مورد تکنیکی در زمینه‌ی اولویت‌بندی صحبت کنیم. در این تکنیک، در اولویت‌بندی کار، دو عامل دخیل دانسته می‌شود:

دو محور افقی و عمودی ایجاد می‌کنیم. بدین‌ترتیب جدولی با سه سطر و سه ستون تشکیل می‌شود. ماتریس دو در دو را آقای آیزنهاور طراحی کرده است و این ماتریسی را که می‌خواهم ارائه بدهم خودم به آن رسیده‌ام که کمک‌تان می‌کند. آن‌چه آقای آیزنهاور ارائه داده است اگرچه دو در دو است ولی افقی و عمودی آن،‌ مثل هم است. محور عمودی، زمان‌بر بودن آن کار است و محور افقی، اهمیت آن‌کار است. حال در هر محور، کم، متوسط و زیاد را درنظر می‌گیریم. به‌عبارت دیگر، زمان کم می‌برد، متوسط می‌برد، زیاد می‌برد. در محور عمودی نیز اهمیت زیاد، متوسط و کم ... نقطه‌ی یک، نقطه‌ای است که اهمیت زیادی دارد و زمان کمی می‌برد. نقطه‌ی 9 نقطه‌ای است که اهمیت کمی دارد ولی زمان زیادی می‌برد.

هر کسی می‌تواند برای این نقطه‌ها مثال بزند.

یکی از حضار: «دستشویی رفتن برای نقطه‌ی یک که اهمیت زیادی دارد و زمان کمی می‌برد».

یکی از حضار: «واریز پول در بانک برای نقطه‌ی یک که اهمیت زیادی دارد و زمان کمی می‌برد».

فرض‌اله شهسواری: «پمپ بنزین برای نقطه‌ی یک».

یکی از حضار: «غذا خوردن نمونه‌ای از نقطه‌ی 2 یعنی دارای اهمیت متوسط و زمان مورد نیاز کم است».

یکی از حضار: «گرفتن مطالبات از کارفرما نمونه‌ای از نقطه‌ی 4 یعنی دارای اهمیت زیاد و زمان مورد نیاز زیاد است».

باید تمرین ذهنی و فکری ئداشته باشیم تا این تکنیک جا بیافتد. اگر جا بیافتد نور علی نور می‌شود. زندگی‌ات تغییر خواهد کرد. اول‌اش یک الی دو ماه سخت است؛ دایما باید بنویسید؛ عقب و جلو کنید؛ مثل فردی که دارد رانندگی یاد می‌گیرد؛ مثل فردی که دارد یک هنری مثل خطاطی یاد می‌گیرد. همین‌گونه که خطاط نمی‌شود ... این هم بحث درست استفاده کردن از عمر است.

فاطمه رزاقی‌فرد: «خوابیدن نقطه‌ی 4 است که دارای اهمیت زیادی است زمان زیادی مورد نیاز است».

یکی از حضار: «گزارش روزانه نقطه‌ی 3 است که دارای اهمیت متوسط و زمان کم است».

مثلا جناب مهندس علیزاده می‌خواهد فردا لیست بیمه را رد کند. این‌کار نقطه‌ی ‌2 محسوب می‌شود زیرا دارای اهمیت بالا و زمان متوسط است.

بنابراین جدولی با 9 خانه درست می‌کنیم و کارها را در آن، اولویت‌بندی می‌کنیم. اگر در یک‌روز، 9 کار را اولویت‌بندی کنیم خیلی کار انجام داده‌ایم.

برای نقطه‌ی 7 کسی مثال می‌زند؟

یکی از حضار: «خط اعتباری دارای اهمیت متوسط است و زمان زیادی می‌برد لذا نقطه‌ی 7 است».

بگذریم که گاهی یک کاری را که اهمیت‌اش کم است چند بار عقب می‌اندازیم اهمیت‌اش متوسط می‌شود و وقتی دوباره عقب می‌اندازیم اهمیت‌اش زیاد می‌شود.

یکی از حضار: «گرفتن پایان کار دارای اهمیت متوسط است و زمان زیادی می‌برد لذا نقطه‌ی 7 محسوب می‌شود». کارهای اداری معمولا در این نقطه قرار می‌گیرد.

یکی از حضار: «براورد پروژه دارای اهمیت متوسط است و زمان متوسطی می‌طلبد لذا نقطه‌ی 5 است».

یک‌وقت هدف بزرگی دارم و می‌خواهم براورد پروژه را انجام دهم. این‌کار چند روز طول می‌کشد. نمی‌شود این کار را هر روز جزو برنامه‌ام بیاورم ... آقا امروز می‌خواهم برای براورد چه کار بکنم؟ مثلا می‌خواهم از چند تا شرکت قیمت بگیرم. این کار را جزو اهمیت متوسط و زمان متوسط می‌نویسم. ولی امشب تا تمام نشده است به منزل نمی‌روم.

یا این‌که همه‌ی ذهن‌ام درگیر این امر است که این‌کار عقب افتاده است. در برنامه‌ی من بوده است ولی انجام نشده است.

جناب فرض‌اله شهسواری: «تخلیه‌ی بار که نیاز به جرثقیل دارد و اگر نشود مشکلات ایجاد می‌کند».

دقیقا! اگر شما عادت کنید برگه‌ای که حاوی جدول است را شب برای خودتان پر کنید و 8 الی 9 کار را برای فردا بنویسید. بعد سعی کنید به‌ترتیب اولویت ارزشی بنویسید. در اولویت ارزشی اگر فقط اهمیت را مدنظر قرار دهید گمراه می‌شوید. باید زمان‌بر بودن‌اش را ببینید ... این دو عامل اهمیت و زمان، یک تداخلی می‌کنند که یک ماتریس سه در سه می‌شود.

در مرحله‌ی بعدی به پنج سطح اولویت‌بندی می‌رسید. مواردی که روی قطرهای جدول قرار دارد دارای یک اولویت و در یک سطح اولویت قرار می‌گیرند. این جواب به سؤال آنانی بود که می‌پرسیدند چرا شماره‌گذاری بر روی ستون سمت چپ جدول از پایین به بالا 1، 2، 4 است.

بنابراین کارهای شما این‌گونه در خانه‌های جدول قرار می‌گیرد. 1، 2، 3، 4، 5، 6، 7، 8، 9.

بدین‌ترتیب پنج سطح اولویت‌بندی ایجاد می‌شود:

البته این موارد خیلی کلی است. خود این می‌تواند ماتریس 4 در 4 یا ماتریس 5 در 5 یا کیفی باشد. این تکنیکی است برای هوشیار شدن ذهن تا بتوانیم کارهای‌مان را از لحاظ ارزشی طبقه‌بندی کنیم. مثلا کاری که دارای اهمیت متوسط است و زمان کمی می‌برد با کاری که دارای اهمیت زیاد است و زمان متوسطی می‌طلبد از لحاظ ارزشی و اولویت یکسان هستند.

ممکن است مواردی که در جدول در یک سطح اولویت هستند را مطابق نظر خودتان، تقدم و تأخر قابل شوید. ممکن است کسی کاری را بین کارهای هم‌سطح اولویت قایل شود که سرعتی‌تر است و زمان کم‌تری می‌برد. این دیگر دست خودتان است.

ما می‌خواهیم بگوییم در دنیا کلی در این زمینه‌ها بحث می‌شود و ریز این مطالب را هم درمی‌آورند. ما یک تکمله‌ای هم به مدل‌ آیزنهاور زده‌ایم و تکمیل‌تر هم کرده‌ایم ولی هدف‌مان این است که یک کاری بکنیم نه این‌که دوباره از جلسه بیرون رفتیم همان باشیم که بودیم. اگر بر روی همان ریل حرکت کنیم این جلسه بی‌فایده خواهد بود.

جناب مهندس ندرلو: «در زمینه‌ی اولویت‌بندی کارها تجربه‌ای دارم. به‌نظر من ابتدا باید خودمان را عادت دهیم که کارهای فردای‌مان را مکتوب کنیم؛ بعد از سه ماه از ایجاد این عادت، سعی کنم بین کارها اولویت قایل شویم و بدن‌شکل پیش برویم».

جناب ندرلو می‌گویند نمی‌خواهد اول اولویت‌بندی کنیم. بلکه فقط جدول را برای کارهای فردا پر کنیم. دو الی سه ماه این کار را انجام دهیم و عادت کردیم حالا در مرحله‌ی بعدی، این موارد را اولویت‌بندی کنیم.

جناب مهندس ندرلو: «پاداش دادن به خود به‌خاطر ایجاد این عادت می‌تواند خیلی به این امر کمک کند».

هم به خودش پاداش دهد و هم خودش را دعوا کند.

جناب مهندس ندرلو: «جایزه دهد».

فاطمه رزاقی‌فرد: «ما در پروژه‌ها ابتدا کارهایی را انجام می‌دهیم که وقت بیش‌تری می‌گیرد و سپس نزدیک روزی که کار را باید تحویل دهیم به کارهای دیگر می‌پردازیم».

یک مثال عملی آن را امروز صبح درک کردیم. صبح در پروژه‌ی منطقه‌ی 18، دایی جلال به ما املت داد. گوجه‌اش را شب گذشته در منزل درست کرده بود ... این همان برنامه‌ریزی است. برنامه‌ریزی یک غول شاخ و دم‌داری نیست. همین‌که شب گوجه‌ات را در منزل درست کنی تا صبح که می‌خواهی املت درست کنی آماده باشد. صبح دست‌پاچه نباشی و از بچه‌ها سؤال کنی گوجه چه شد ...

جناب باقرزاده: «زمان قابل‌تغییر، جابه‌جایی و ... است؟»

همه‌چیز قابل‌تغییر است ولی هر کسی باید مود خودش را دربیاورد. ولی همان‌گونه که جناب مهندس ندرلو می‌گوید ابتدا خود را عادت دهیم کارهای فردا را شب قبل بنویسیم. الفبای برنامه‌ریزی است. بعد اولویت‌بندی و تخمین زمان (چقدر طول می‌کشد) مطرح می‌شود. این‌که عادت کنیم این‌گونه عمل کنیم. همان‌گونه که جناب مهندس سلیمی برای ده روز دیگر، کارهای‌اش را مکتوب کرده است. تمرین کرده است. همین‌که با کسی مشغول صحبت است مکتوب می‌کند که در فلان روز باید چه کار انجام دهد. آدم‌ها این‌گونه با هم متفاوت می‌شوند. چیزهای خیلی عجیب و غریبی نیست. برنامه‌ریزی همین‌گونه است.

جناب مهندس سلیمی: «چیزی که از روی تجربه به‌دست آوردم آن است که وقتی مواردی این‌چنین نوشته می‌شود نه‌تنها قطعا یادم نمی‌رود بلکه استرس کار هم کم می‌شود ... این‌که موردی در ذهن‌مان می‌چرخد باعث استرس می‌شود و وقتی مکتوب می‌کنیم و به‌موقع انجام می‌شود هر موقع دور کار انجام شده خط می‌کشیم یک آرامشی ایجاد می‌شود».

مهندس مهدی نظری: «وقتی ده کار داریم قاعدتا به همه‌ی ده کار هیچ‌وقت نمی‌رسیم. این اولویت‌بندی به ما چه کمکی می‌کند؟ مگر این‌که به چند کار برسیم. کمک می‌کند اگر به همه‌ی کارها نرسیم به آن کار دهمی یا نهمی برسیم»

در کنکور تجربه داریم. مثلا طرف مي‌گوید معارف را حذف کن! من نخوانده‌ام. بعد یک‌مقدار جلو می‌رفت ادبیات را هم حذف می‌کرد. بعد یک‌مقدار جلو می‌رفت همین‌طور دانه به دانه همه را حذف می‌کرد.

به‌هر حال برادر و خواهر من! یک دقتی داشته باشیم این یک‌ساعت جلسه‌ی ما هدر نرود. از این جلسه که بیرون می‌رویم یک فلش یا یک دوراهی در ذهن‌مان نقش ببندد که دقایق زندگی و کارمان - اگر واحد زندگی و کارمان دقیقه است - را هدر ندهیم.

اگر به فروشنده بگوییم سه کیلو سیب‌زمینی می‌خواهیم و فروشنده دو کیلو و 920 گرم سیب‌زمینی بدهد اعتراضی نمی‌کنم شاید برای‌مان مهم هم نباشد. سر آن 80 گرم بحث پیش نمی‌آید ... ولی اگر بخواهیم طلا بخریم گرم که هیچ، سوت آن را هم باید مشخص کرد. سر سوت‌اش هم بحث می‌کنیم. می‌گوییم: چرا 20 گرم و 20 سوت زده‌اید در حالی که 20 گرم و 18 سوت است؟ 20 دوهزارم گرم هم عددی می‌شود و به‌اندازه‌ی آن 5 کیلوگرم سیب‌زمینی وزن می‌اندازد.

اگر عمر برای شما ارزش ندارد و همانند سیب‌زمینی است واحد را به کیلوگرم ببر! (یعنی واحد زمان را به روز، هفته، ماه و ... ببر!) ... ولی هر چقدر عمرمان برای‌مان ارزش دارد باید واحد زمان را کوچک‌تر کنیم ... اگر واحد زندگی، دقیقه بود برای دقایق عمرمان ارزش قایل می‌شوم ... اما اگر ساعت یا روز یا هفته، واحد زندگی ما است نشان می‌دهد برای عمر و وقت‌مان ارزش قایل نیستیم.

بنابراین تمرین کنیم اگر واحد زندگی و کارمان هفته است به روز تبدیل کنیم. اگر روز است به ساعت تبدیل کنیم. اگر ساعت است به دقیقه تبدیل کنیم. کم‌تر از دقیقه فکر نمی‌کنم عملی باشد.

بدن‌ترتیب تخمین می‌زنیم کاری را در بیست دقیقه انجام دهیم. کار دیگری را در 18 دقیقه انجام می‌دهیم.

از یکی از مدیران عامل شرکت‌های بزرگ نقل می‌کنند که از یک لباس و رنگ ده عدد می‌خرد؛ می‌گوید: «این‌قد وقت ندارم بروم پای کمد و انتخاب کنم لباسی را بردارم» ... زیرا وقت‌اش برای‌اش ارزشمند است. حتی در حد انتخاب لباس، وقت‌اش را هدر نمی‌دهد و این‌گونه است که پیشرفت می‌کند.

و ما می‌گوییم: آره! سرمایه‌اش به این میزان رسیده است ... این‌گونه زحمت می‌کشند و وقت می‌گذارند. برای واحدهای عمرش ارزش قایل می‌شود.

به‌هر حال از این‌که وقت گذاشتید و به این گردهمایی تشریف آوردید از همگی تشکر می‌کنم. خصوصا مهمانان ویژه‌ی‌مان سرکار خانم مهندس ابیات و همکاران جدید دیگرمان و از این‌که ما را تحمل کردید قابل دانستید ما بیاییم و گوش‌های‌تان را اذیت کنیم تشکر می‌کنم.